74. Utilizar Gmail como un Pro

En este episodio Víctor Correal desvela cómo usa Gmail como el pilar central de toda su productividad: no solo para enviar y recibir correos, sino como lista de tareas, sistema de seguimiento de proyectos, gestor de notificaciones y hasta cuasi-calendario. Trucos, filtros, add-ons y una filosofía de inbox-zero que lleva años poniéndose a prueba con GuideDoc, No es Asunto Vuestro y más proyectos en paralelo.

Puede que muchos de estos trucos ya los conozcas, pero es muy probable que haya alguno que te cambie el flujo de trabajo a partir de hoy.

Lo que vas a escuchar

• Gmail como centro de operaciones: por qué todas las notificaciones, tareas y comunicaciones de todos los proyectos pasan por un único inbox.
• Note to Self: cómo mandar tareas al inbox desde el iPhone con un solo gesto.
• Filtros y etiquetas automáticas: cómo saber de un vistazo a qué proyecto pertenece cada correo.
• El flujo de trabajo del inbox: por qué Víctor trabaja de abajo a arriba y deja que Gmail marque el orden del día.
• Snooze y estrellitas: gestionar los correos que no puedes resolver en el momento, y el truco de Keep para cambiar los horarios predeterminados.
• Programar envíos, respuestas con IA y templates: las funciones de Gmail que más tiempo ahorran.
• Add-ons clave: Tasks, Contacts Inbox de Joan Boluda conectado con Stripe, y Rocket Typist.
• Lo que le falta a Gmail: dark mode, multi-inbox en navegador y un add-on para enviar notas rápidas al inbox.

El episodio Premium de esta semana

Cada semana en el feed Premium hay una conversación o un episodio en profundidad con invitados y temas que no salen en abierto. Esta semana incluye:

• Las decisiones reales de producto y estrategia que hay detrás de proyectos como GuideDoc y No es Asunto Vuestro.
• Los trucos concretos de productividad y herramientas que Víctor no desarrolla en el feed normal por falta de tiempo.
• Las conversaciones con otros emprendedores y creadores que solo escuchan los suscriptores Premium.

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Transcripción del episodio

[00:00] Gmail: el pilar fundamental de toda la productividad

Para tirar adelante todos mis proyectos utilizo muchas herramientas, pero el pilar fundamental de todas ellas, la herramienta a la que le saco más el jugo, sin duda es Gmail. Sí, soy así de simple. Gmail es el pilar fundamental de toda mi productividad. Hoy os voy a explicar cómo lo utilizo, todos los trucos que tengo y que me ayudan a sacar mis proyectos hacia adelante. Puede que muchas cosas ya las sepáis, pero puede que os descubra algo que no sabíais y que también os puede ayudar.

Lo primero que intento es que todo pase por Gmail. No solo las comunicaciones: evidentemente lo uso para enviar y recibir correos como todo el mundo, pero intento que todas las informaciones importantes para mis proyectos se concentren en el mismo inbox. Todo hacia el mismo sitio, no solo lo que necesito ver o estar al tanto, sino también mis tareas.

[00:56] Todas las cuentas en un solo inbox

Tengo muchas direcciones de email porque cada proyecto tiene la suya: NordicWire, No es Asunto Vuestro, mi email personal victorcorreal.gmail.com (al que me podéis escribir siempre que queráis), soporte de GuideDoc que también recibo yo y luego derivo… Todo está ahí. Todas mis direcciones están configuradas en Gmail y puedo recibir y enviar desde cada una de ellas desde el mismo inbox. Ese es el paso número uno, lo más importante.

[01:31] Todo evento importante aparece en el inbox

Cualquier cosa importante que pase en cualquiera de mis proyectos tiene que aparecer en el inbox. Por ejemplo, si se apunta un usuario nuevo a GuideDoc, yo recibo una notificación que aparece ahí. Y no solo eso: recibo el mismo correo de bienvenida que recibe el usuario, para ver quién se ha apuntado y si es un usuario conocido. De esa manera, si él responde a ese email, yo también puedo contestarle desde ahí.

Lo mismo con otras cosas: si se cae un servidor, si recibo una factura, si me llegan nuevas analíticas. Todo siempre pasa por el inbox. Si no está en el inbox, me lo puedo perder. Sobre las analíticas: utilizo algunos servicios externos y además estoy trabajando en un proyecto propio que se llamará Postalmetrics. La idea es que tú configures qué analíticas quieres recibir en tu inbox: nuevos usuarios en YouTube, nuevos seguidores en Twitter, últimas visitas a tu web. Pero eso es otro tema para otro episodio.

[02:26] Newsletters, feeds y tareas en el inbox

También recibo en el inbox las newsletters a las que estoy apuntado e incluso feeds de blogs que sigo, gracias a IFTTT, que me reenvía las entradas al inbox. Evidentemente, no siempre va bien leer en el momento en que recibes, pero luego os explico cómo pospongo correos.

Las tareas también son muy importantes. Si necesito hacer algo, es muy probable que me lo envíe al inbox. ¿Cómo lo hago? Con una aplicación que os he explicado muchas veces que se llama Note to Self. Desde el iPhone, con un widget preparado, simplemente deslizo el dedo, pongo lo que quiero hacer (siempre pongo el mismo ejemplo: «comprar pan») y acto seguido lo recibo en mi inbox como una tarea que ya gestionaré.

[03:34] El flujo de trabajo del inbox por las mañanas

Cuando me despierto, en algún momento que me lo permite mi vida familiar, lo primero que hago es coger el iPhone y comenzar a gestionar lo que ha pasado mientras dormía. Desde el iPhone no suelo contestar muchos correos, pero me da la oportunidad de gestionar un poco: borrar cosas que solo he tenido que leer, eliminar spam, leer una newsletter en ese momento y borrarla o archivarla.

El objetivo siempre, el último de este sistema, es que el inbox esté lo más vacío posible. Con ese mismo objetivo, el botón que tengo para enviar correos no es solo «enviar» sino «enviar y archivar», y esto lo podéis configurar desde el settings de Gmail. Hay la opción de que en vez de solo «enviar» te aparezca «enviar y archivar», de manera que cuando contestas un correo no solo se envía la respuesta sino que ese correo desaparece del inbox. Recordad que desaparecer del inbox no significa borrar: está archivado, sigue en vuestros correos y aparece si vais a todos los correos o hacéis una búsqueda.

[04:45] Filtros y etiquetas: saber de un vistazo de qué proyecto es cada correo

Tengo muchos filtros configurados que etiquetan automáticamente cada correo según el proyecto al que pertenece. Por ejemplo, cuando llega un correo desde un formulario de GuideDoc, se le pone automáticamente la etiqueta «support». Eso me permite ver de manera muy visual a qué proyecto o tema corresponde cada correo del inbox: si es de soporte, de NordicWire, de No es Asunto Vuestro, un correo personal o una tarea. Todo configurado con reglas desde el settings de Gmail.

Y esto, a mucha gente cuando se lo explico le explota la cabeza: mi flujo de trabajo lo marca el inbox de Gmail. Cuando estoy delante del ordenador, comienzo desde abajo. Si lo primero es un correo que tengo que contestar a un productor, lo contesto. Si lo siguiente es «comprar pan», voy a comprar pan. Si lo siguiente es una tarea que me había marcado hace unos días, la hago. Si lo siguiente es otro correo, lo contesto. El inbox marca el orden.

A muchos les puede parecer que no trabajar por bloques temáticos es un lío para la productividad, pero a mí me gusta la variedad. Lo hago así desde hace mucho tiempo y me funciona. Los bloques de grabar un podcast, grabar un vídeo o hacer algo específico para GuideDoc son bloques distintos que van aparte. Pero mis tareas del día a día las marca el orden del inbox.

[06:06] Estrellitas y snooze: gestionar lo que no puedes resolver ahora

Dentro del propio inbox de Gmail hay herramientas para gestionar correos que en ese momento no puedes resolver. Por ejemplo, las estrellitas. Es lo único que utilizo de las estrellitas: la estrellita amarilla me dice que es una tarea que en ese momento no puedo hacer y que luego voy a volver a la carpeta de estrellitas para buscar esas tareas pendientes.

Y otra cosa que utilizo muchísimo es el snooze: decirle a un correo «ahora mismo no te puedo gestionar, vuelve esta tarde, mañana o el 26 de abril de 2023», porque en ese correo alguien me decía que ese día le tenía que recordar que la película se tenía que sacar o lo que fuera. Eso es practiquísimo y transforma Gmail casi en un calendario.

[07:28] El truco de Keep para cambiar los horarios del snooze

Hay un truco que muy poca gente sabe: cuando haces un snooze, ya hay unas horas predeterminadas. «Esta tarde» viene a ser las 5 o las 6 de la tarde. «Mañana» es al día siguiente a las 9 de la mañana. ¿Cómo cambias esas horas? Muy mal puesto, pero hay que ir a Google Keep, el servicio de notas de Google. En el settings de Keep veréis unos horarios predeterminados para las notas. Si los cambias ahí, también te cambia los horarios del snooze de Gmail. Es un lío, pero se tiene que hacer así.

En mi caso, tengo configurado que los correos que pospongo a la mañana siguiente me aparezcan a las 8:30. Me va bien así porque a esa hora ya he gestionado los emails que han llegado durante la noche y entonces me aparecen los que me había pospuesto del día anterior.

[08:11] Streak, carpetas de seguimiento y herramientas extra

Antes utilizaba Streak, una herramienta que añade muchas funcionalidades a Gmail. Mi equipo sigue utilizándola, yo ya la he dejado porque las tareas que hacía con Streak ya las hago de otra manera. Pero sigo teniendo un sistema parecido gracias a lo que ya trae Gmail de por sí: las carpetas.

En algunos casos necesito hacer un seguimiento de un tema concreto. Por ejemplo, si estoy en una negociación para patrocinar un episodio de No es Asunto Vuestro, tengo esa negociación en una carpeta y no la quito de ahí hasta que está del todo resuelta. Tengo cuatro o cinco carpetas, no me lío mucho con eso.

[09:24] Respuestas con IA, templates y programar envíos

Gmail tiene características que se tienen que activar desde el settings y que son practiquísimas. Por ejemplo, las respuestas sugeridas con inteligencia artificial: Gmail te propone respuestas y te acaba las frases. En castellano no funciona tan bien como en inglés, y como la gran mayoría de mis correos son en inglés, me ahorra un montón de tiempo. Esta gente de Gmail cada vez va mejorando más.

Otra característica muy útil: cuando tú envías un correo y nadie te ha respondido al cabo de unos días, Gmail te vuelve a poner ese correo en el inbox con un aviso del tipo «le enviaste hace cinco días este email y no te ha respondido, ¿quieres decirle algo más?» Si sí, le respondes. Si no, lo archivas y ningún problema.

Y también se puede programar el envío de un correo: justo a la derecha del botón de enviar hay una flechita desde la que puedes decir «este mail lo envío de aquí una hora» o «lo envío mañana». Yo muchas veces respondo correos en horas intempestivas o en festivos, y en vez de enviarlo en ese momento lo programo para el lunes a primera hora.

[10:45] Templates y Rocket Typist

Volviendo a las respuestas predefinidas: unas son las que propone Gmail con inteligencia artificial y otras son los templates que tú mismo puedes crear. Abajo a la derecha, cuando estás componiendo un correo, tienes la opción de crear un template con un texto largo predeterminado para respuestas que envías muy a menudo o preguntas que te hacen siempre. Es lo que en otras herramientas se llama snippet. Yo tengo varios creados.

Además de Gmail, también utilizo una herramienta que se llama Rocket Typist, que sirve exactamente para lo mismo pero que además puedes usar en cualquier otra aplicación, no solo en Gmail.

[11:18] Add-ons: Tasks y Contacts Inbox de Joan Boluda

En el inbox no todo está en la parte central: gracias a Gmail tenemos a la derecha una barra de add-ons que se tiene que activar desde settings. Yo utilizo algunos. Por ejemplo, el de Tasks: ahí pongo las tareas que son más a largo plazo o cosas que sé que tengo que hacer en el futuro pero sin fecha fija. Me funciona como una especie de roadmap de cosas pendientes para GuideDoc, para la web de No es Asunto Vuestro, para listas de contenidos o para cosas que quiero explicar en los episodios o en la newsletter.

Otro add-on que utilizo desde hace poco es Contacts Inbox, creado por Joan Boluda. Lo que hace es conectar Gmail con Stripe: cuando alguien te envía un correo, con un clic sabes si ese usuario es cliente tuyo en GuideDoc o en No es Asunto Vuestro, cuánto tiempo lleva suscrito, cuánto se ha gastado en tu plataforma. Es una información que va muy bien para contestar a usuarios que te piden cosas: sabes si ya están apuntados, si no lo están, cuánto tiempo llevan contigo. Muy recomendable.

[12:41] Lo que le falta a Gmail

Gmail no es perfecto. Cosas que aún me faltan:

La primera y muy importante: dark mode. Lo tengo activado en todos los sitios donde me dejan, y en Gmail nos falta. Hay algún hack que te pone un fondo negro, pero no es lo mismo. Necesitamos un dark mode hecho por la propia gente de Gmail, como el que ya tienen las aplicaciones de iPhone.

La segunda: multi-inbox en el navegador. Tengo configuradas todas mis cuentas en Gmail, pero configurarlas es un lío: tienes que reenviar desde el otro correo, añadir la dirección para poder enviar… En el iPhone o el iPad ya existe multi-inbox. ¿Por qué no en el navegador? Gmail tiene casi 20 años, a ver si se animan porque sería muy útil.

Y la tercera: un add-on para enviar notas rápidas al inbox, equivalente a Note to Self. Ahora mismo desde el navegador tengo que componer un nuevo correo, poner mi dirección, poner un asunto, escribir el texto y enviármelo. Necesito un add-on en la barra de la derecha donde simplemente ponga el texto, le dé a enviar y ya me llegue al inbox. Spoiler: lo estoy haciendo, y cuando esté listo ya os lo digo por si os interesa.

[14:16] Cierre: comentarios y propuestas de temas

Así es como utilizo yo el inbox de Gmail. Dejad en los comentarios de YouTube si tenéis algún truco más, si utilizáis Gmail de alguna otra forma o si os he ayudado en algo. Y si queréis proponer temas para el podcast, también os animo a dejarlo en los comentarios o a enviarme un email directamente a victorcorreal.com.

Y si queréis estar al tanto de todos los contenidos Premium de No es Asunto Vuestro, apuntaros en noesasuntovuestro.com.

¡Chao!

Menciones y recursos del episodio

• Gmail: el protagonista del episodio. mail.google.com
• Note to Self: app de iPhone para enviarse notas rápidas al inbox.
• IFTTT: herramienta de automatizaciones usada para reenviar feeds de blogs al inbox. ifttt.com
• Google Keep: el truco para cambiar los horarios predeterminados del snooze de Gmail.
• Streak: CRM y herramienta de seguimiento integrada en Gmail. streak.com
• Rocket Typist: gestor de snippets y texto expandido para Mac.
• Contacts Inbox: add-on de Gmail creado por Joan Boluda que conecta Gmail con Stripe.
• Joan Boluda: creador del add-on Contacts Inbox. joanbboluda.com
• Stripe: plataforma de pagos integrada con Contacts Inbox.
• GuideDoc: plataforma de Víctor Correal mencionada como caso de uso.
• Postalmetrics: proyecto en desarrollo de Víctor para recibir analíticas personalizadas en el inbox.
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