86. Cómo evitar LO MALO de Gmail

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Gmail se lanzó en abril de 2004 y en aquella época podías acceder únicamente por invitación. La principal característica con la que lanzaron era que ofrecía una capacidad de almacenamiento de un gigabyte por usuario, que era significativamente superior a la que podías conseguir con sus competidores en ese momento.

Tuve la suerte que por aquel entonces mi tío trabajaba en Cornell. Google comenzó a repartir las primeras invitaciones sobre todo entre doctores y profesores universitarios y así llegó una a mis manos. A Hotmail concretamente.

Desde entonces, he usado Gmail como mi email principal. Es, sin duda, mi herramienta de productividad preferida y casi la totalidad de mi trabajo del día a día gira en torno a Gmail.

Pero, aunque ya casi han pasado 20 años desde el lanzamiento, Gmail sigue teniendo cosas malas. Hoy os voy a intentar explicar cómo saltarse lo malo de Gmail y conseguir ser muy feliz usándolo sin fricciones.

En un anterior episodio de No es asunto vuestro os explicaba, en un vídeo titulado Cómo usar Gmail como un Pro, algunos trucos que uso con Gmail. Pero hace unas semanas he tenido que hacer unos cambios en mi configuración y he aprendido algunas cosas que quiero compartir.

Una de las cosas malas de Gmail, la peor para mi, es que en escritorio no tiene multi-inbox. Al contrario que en las app móviles donde puedes tener todas tus cuentas configuradas y un único inbox donde leer y contestar todos los correos de tus diferentes direcciones. Así que tienes que hacer algunas configuraciones en tu cuenta principal y siempre siempre da problemas.

Durante las últimas semanas he hecho un gran cambio en mi configuración de mis cuentas de Gmail que me ha llevado más de una semana.

La razón es la siguiente: en el momento en que fundé GuideDoc, contraté un plan profesional de Gmail con Gsuite (que es como se llamaba entonces). Como que, con esta nueva cuenta de pago, me daban algunas características que no tenía en mi cuenta personal, pensé que sería buena idea gestionar todos los correos desde una dirección con el dominio GuideDoc.tv.

Pero ahora, cinco años más tarde, y sobre todo al salir la integración con Google Chat, que uso con mi cuenta personal, pensé que no tenía sentido gestionarlo todo desde una cuenta de uno de mis proyectos. Que lo que tenía sentido sería gestionar desde victorcorreal@gmail.com el resto de proyectos. Porque los proyectos vienen y van, y en cambio yo estaré aquí durante un tiempo tocando los huevos.

Así que me decidí a importar todo de la cuenta de GuideDoc a mi cuenta personal. He hecho movimientos parecidos durante los años y sabía que es un dolor de cabeza enorme. Así que lo primero que hice fue pedir ayuda a un suscriptor de No es asunto vuestro que domina un montón el tema, Elías Gomez.

Primeros pasos

Lo primero que hicimos es importar todos los email que había en GuideDoc.tv a mi cuenta personal usando el servicio de importación de POP3 de Gmail, que podéis encontrar en vuestras settings de Gmail.

Cuando todos los emails estaban importados a la bandeja de entrada de mi Gmail principal nos dispusimos a configurar todas las otras cuentas para poder leer y contestar los correos desde ese mismo inbox. Y ahí comienzan los problemas.

Configurar el Multi-Inbox

Aunque sea muy poco intuitivo, la mejor manera de configurar el multiinbox no es usar la importación IMAP o POP sinó reenviar los correos desde la otra cuenta a tu cuenta principal. Esto, evidentemente, lo tienes que hacer desde la otra cuenta en la sección forwarding en settings. Y para poder contestar los correos desde esa dirección externa en la cuenta principal lo que tienes que hacer es ir a “Send mail as” (Enviar email cómo) y añadir la cuenta externa. Esto nunca funciona a la primera y hay tres trucos para que funcione.

  • En primer lugar tienes que activar la opción “less secure apps” en todas las cuentas. La que vas importar y la que recibe la importación. Incluso aunque sean cuentas de Gmail. Si no, no funciona. Lo sé, no tiene ningún sentido.
  • En segundo lugar tienes que desactivar la autentifación en dos pasos también de todos sitios. Sinó será imposible acceder a este email externo.
  • Y en tercer lugar, la que se lleva el premio a lo más absurdo. Tienes que desbloquear el captcha de todas las cuentas. No me preguntéis qué es esto ni porqué es así. Solo os digo que lo tenéis que hacer. Os logueáis en las cuentas que vayáis a importar, buscáis Unlock Captcha en Google, entráis en la URL que encontraréis le dais al botón y listo.

Solo si sigues estos tres pasos, que Google no explica o explica mal, podréis importar sin problemas las direcciones en vuestro inbox.

Así que ahora ya tengo configurados todos mis correos en mi cuenta principal y funcionando perfectamente. Si tenéis alguna duda o tenéis algún problema intentándolo, podéis pedir ayuda a Elías y contratarle una consultoría como hice yo.

Para acabar, en el anterior episodio sobre Gmail os decía que yo uso en el Iphone diversas app para enviarme correos a mi mismo, porque es la manera que tengo de gestionar mis tareas y que estaba desarrollando una solución similar para poder hacer lo mismo desde el escritorio. Bien pues, el add-on ya está listo y estamos esperando la aprobación de Google. Le podéis echar un ojo a la web, se llama SelfishMail.com. Cuando esté listo os lo haré saber.

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