90. Cómo gestiono el dinero de empresa

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La segunda cosa más importante en una empresa es el dinero. Si no hay dinero, no hay empresa. En este episodio os voy a explicar cómo gestionamos el dinero en nuestras empresas. Qué bancos utilizamos, qué webs y herramientas nos ayudan con las tareas relacionadas con el dinero, cómo hacemos las facturas…

En estos momentos las fuentes principales de ingresos en mi empresa son, evidentemente GuideDoc y luego hay otros negocios paralelos como No es asunto vuestro, NordicWire o OverGroups.

La pasarela de pago

Todos estos negocios son proyectos de suscripción o Saas, así que nuestra herramienta principal de gestión de estos pagos es Stripe.

En cada uno de mis negocios hay una implementación de Stripe que permite crear al usuario una suscripción al servicio en cuestión. Stripe captura la tarjeta del usuario, nosotros no tenemos en ningún caso acceso a los datos de las tarjetas de nuestros clientes, y ellos se encargan de recoger cada mes los cargos a todos los usuarios.

En Stripe tenemos un dashboard para cada uno de nuestros proyectos en los que podemos ver las nuevas suscripciones, el MRR (que es lo generado cada mes), el Life time Value de cada suscriptor (o sea, el cálculo del dinero que de media los suscriptores se gastan con el servicio), el churn rate y un montón de datos que nos ayudan a saber cómo va el negocio.

Así que en este primer paso, el dinero del usuario pasa de su tarjeta a Stripe. Y en Stripe puedes decidir cada cuándo quieres cobrar ese dinero. Le puedes decir que, por ejemplo, cada día te vaya haciendo ingresos, o le puedes decir que te haga los traspasos cada semana o cada mes.

Nosotros lo tenemos configurado en todos nuestros negocios con traspasos mensuales. Sé que mucha gente quiere el dinero ya, y lo tiene configurado a diario, pero a mi me resulta mucho más sencillo tener un único ingreso mensual y eso me ayuda a saber cuánto realmente está generando ese proyecto en concreto. Porque, aunque tengas los datos en el dashboard, el MRR nunca coincide con lo que te acaban ingresando en el banco. El payout final es el bruto generado menos los fees de Stripe y menos cualquier comisión que se haya podido generar, por ejemplo, de alguna devolución.

En GuideDoc nos pasa a menudo que un usuario pide a su banco una devolución. Porque no se acuerda de haberse registrado o porque simplemente nos quiere timar. Esto pasa, al menos 3 o 4 veces cada mes. Bien pues, eso provoca que perdamos el dinero que debería haber pagado porque sí que ha usado el servicio y además nos tenemos que hacer cargo de las comisiones generadas por esa devolución.

Así que si tenéis un servicio de suscripción, más vale fijarse en la cifra que recibes cada mes en el banco y no en el MRR. Esa es la cifra que tienes que tener en la cabeza. Además Stripe calcula mal el MRR, porque si por ejemplo yo regalo 100 suscripciones a una universidad de algún país con dificultades, Stripe lo cuenta como futuros ingresos, aunque sean cupones gratuitos de un año. Esto lo he hablado con ellos, reconocen que no es la mejor forma y ya me han dicho que tienen previsto cambiarlo.

Algún día haré un episodio solo sobre Stripe porque después de más de cinco años usándola, he ido aprendiendo algunos trucos que seguro os serán de utilidad.

El banco

El segundo paso, después de Stripe, es nuestro banco. Nosotros utilizamos Qonto desde hace un par de años. Después de comparar un montón de bancos, puedo decir que actualmente es el mejor banco para empresas. Qonto me gusta sobre todo por su interfaz, que es una maravilla y no como el infierno de webs o apps que tienen los otros bancos tradicionales. Además, Qonto es una startup moderna que va añadiendo un montón de funcionalidades que nos ayudan a automatizar muchos de nuestros procesos.

El servicio de atención es una maravilla y no tienes que ir a ninguna oficina a hablar con autómatas en ningún momento. Para que os hagáis una idea, otra cosa buena que tienen Qonto, cuando recibimos una factura de algo que hemos pagado, desde mi propio gmail puedo reenviar ese email que contiene la factura a una dirección de Qonto y automáticamente esa factura se adjunta al movimiento de la web. De esta manera, cuando nuestros gestores entran con su acceso de gestor a Qonto tienen todos los movimientos con las facturas correspondientes adjuntadas.

Qonto, además, se integra con un montón de herramientas como Zapier y puedes crear tus propias automatizaciones. Y tienen un sistema de tags y categorías que te permiten ver fácilmente en qué gastas el dinero y tus fuentes principales de ingresos.

Por cierto, si queréis probar Qonto, con este link, os regalan 100 euros.

Pagos internacionales

En GuideDoc tenemos que pagar cada mes a un montón de productores y directores de documentales en todo el mundo. Para eso utilizamos Wise, que es la herramienta que tiene las comisiones más bajas para hacer pagos fuera de Europa. La diferencia es brutal. Comisiones que en un banco tradicional te costaría a lo mejor 50 euros, en Wise pagas 2 euros o menos.

Facturación

Pero, a veces, también tengo que hacer facturas. Para eso utilizo Wave apps. Es un servicio online gratuito muy fácil de utilizar, muy claro y que nunca me ha dado ningún problema.

Al principio de este episodio os he dicho que el dinero era lo segundo más importante en una empresa. Lo primero, seguro que muchos ya lo habéis adivinado, es pasárselo bien. Si queréis pasarlo aún mejor montando tu empresa o proyecto apúntate a No es asunto vuestro. Podrás seguir en directo la evolución de los proyectos de emprendedores en diferentes sectores y unirte a una comunidad de personas a los que les gusta crear y compartir.

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