90. Cómo gestiono el dinero de empresa

En este episodio te cuento cómo gestiono el dinero en mis empresas: qué bancos utilizo, qué herramientas me ayudan con los cobros y las facturas, y por qué el MRR de Stripe nunca es lo que parece. Desde que el dinero sale de la tarjeta del cliente hasta que llega limpio a mi cuenta, hay más pasos (y más trampas) de los que imaginas.

Si tienes un negocio de suscripción o simplemente quieres llevar las finanzas de empresa de forma más ordenada y barata, este episodio es para ti.

Lo que vas a escuchar

• Por qué Stripe es la base de todos mis negocios de suscripción y cómo está configurado en cada uno de ellos.
• El error que comete mucha gente con el MRR de Stripe y por qué la cifra que importa es la que ves en el banco.
• Por qué elegí Conto como banco de empresa y el truco del reenvío de facturas por email que me ahorra horas cada mes.
• Wise para pagos internacionales: la diferencia de comisiones frente a un banco tradicional es brutal.
• Wave Apps para hacer facturas: bonito, sencillo y gratis.
• El problema real de las devoluciones (chargebacks) en GuideDoc y lo que cuestan de verdad.

El episodio Premium de esta semana

En el feed Premium de esta semana seguimos hablando de cómo gestionar y escalar los proyectos de suscripción por dentro:

• Las decisiones financieras reales que no caben en un episodio en abierto.
• Cómo estructurar los proyectos paralelos para que cada uno tenga su propia contabilidad sin volverse loco.
• Los trucos concretos que aplicamos esta semana en GuideDoc, No es Asunto Vuestro y NordicWire.

→ Apúntate a No es Asunto Vuestro Premium para acceder al episodio completo.

Transcripción del episodio

[00:00] La segunda cosa más importante en una empresa: el dinero

La segunda cosa más importante en una empresa es el dinero. Si no hay dinero, no hay empresa. Hoy os voy a explicar cómo gestionamos el dinero en nuestras empresas: qué bancos utilizamos, qué webs y herramientas nos ayudan con las tareas relacionadas con la pasta, cómo hacemos las facturas, cómo gestionamos los cobros, todo.

En estos momentos, las fuentes principales de ingresos de mi empresa son GuideDoc, negocios paralelos como No es Asunto Vuestro, NordicWire o Overgroups. Todos estos negocios tienen una característica similar: son proyectos de suscripción o software as a service.

[00:49] Paso 1: Stripe como herramienta de cobro

Nuestra herramienta principal de gestión de pagos es Stripe. En cada uno de mis negocios hay una implementación de Stripe que permite que el usuario, cuando entra, se pueda suscribir al servicio en cuestión. Stripe captura la tarjeta del usuario (nosotros no tenemos en ningún momento esa información) y hace el cobro mensual a cada cliente.

En Stripe tenemos un dashboard para cada proyecto: NordicWire, No es Asunto Vuestro, etc. Desde ahí podemos ver las nuevas suscripciones, el MRR (el dinero generado cada mes), el lifetime value de cada suscriptor, el churn rate (las bajas) y un montón de datos que ayudan a saber cómo va el negocio. El dinero del usuario pasa de su tarjeta a Stripe, y en Stripe puedes decidir cada cuánto quieres recibir ese dinero: a diario, semanalmente, mensualmente o incluso anualmente.

[01:54] Por qué configuramos los traspasos de Stripe de forma mensual

Nosotros lo tenemos configurado en todos nuestros negocios con traspasos mensuales. Sé que mucha gente quiere el dinero ya y lo tiene configurado a diario, pero a nosotros nos resulta mucho más fácil ver ese ingreso mensual porque te ayuda a saber cuánto está generando realmente ese proyecto en concreto.

Y aquí viene un detalle importante: aunque tengas los datos en el dashboard, el MRR nunca acaba coincidiendo con lo que realmente te ingresan en el banco cada mes. El payout final de Stripe es el bruto generado menos los fees de Stripe y menos cualquier comisión extra, por ejemplo, de una devolución.

En GuideDoc nos pasa a menudo que un usuario pide al banco que le devuelva la mensualidad porque no recuerda que es GuideDoc, no recuerda haberse registrado, o simplemente nos quiere timar. Y esto pasa, al menos tres o cuatro veces cada mes. Eso provoca que perdamos el dinero que se debería haber cobrado (es un usuario que ha disfrutado del servicio) y encima tengamos que hacernos cargo de las comisiones generadas por esa devolución.

[03:34] El problema del MRR en Stripe: cupones y suscripciones gratuitas

Si tenéis un servicio de suscripción como NordicWire, como No es Asunto Vuestro o como GuideDoc, más vale fijarse en la cifra que recibes cada mes en el banco y no en el MRR. Esa es la cifra que tienes que tener en la cabeza porque es la que te dice cuánto estás generando de verdad.

Además, Stripe calcula mal el MRR. Por ejemplo, si yo regalo 100 suscripciones a una universidad de un país con dificultades, Stripe lo cuenta como futuros ingresos y te lo suma en el MRR, aunque sean cupones gratuitos que nunca vas a cobrar. He hablado de esto directamente con la gente de Stripe, lo reconocen y dicen que tienen previsto cambiarlo o al menos dar la opción de elegir qué quieres ver. Algún día haré un episodio dedicado a Stripe porque llevo más de cinco años usándolo y he ido aprendiendo truquillos que os serán de utilidad.

[03:53] Patrocinio: InformaDIB

Este episodio está patrocinado por InformaDIB. Si estás pensando cómo hacer crecer tu negocio, hay dos cosas imprescindibles: mantener felices a tus clientes actuales y tener un flujo constante de nuevos clientes. Eso solo lo consigues manejando la mejor información empresarial.

InformaDIB es la empresa líder en información empresarial, con acceso online a más de 400 millones de empresas en todo el mundo. El 89% de las empresas del IBEX y el 95% de las entidades financieras de España confían en Informa cada día para tomar sus decisiones de riesgo. Puedes probar dos informes gratis sin compromiso llamando al 902-176-076 o entrando en informa.es.

[05:00] Paso 2: Conto como banco de empresa

El segundo paso después de Stripe es el banco. Nosotros utilizamos Conto desde hace un par de años. Después de comparar un montón de bancos, para mí es actualmente el mejor banco de empresas.

Me gusta por muchas cosas, sobre todo por su interfaz: una maravilla comparada con el infierno de las webs y apps de los bancos tradicionales. Además, Conto es una startup muy moderna que va añadiendo cada mes un montón de funcionalidades que automatizan muchos de nuestros procesos. Y si hablamos de dinero, el servicio de atención al cliente es una maravilla: no tienes que ir a ninguna oficina a hablar con ningún autómata antipático.

Una característica que me tiene loco: cuando recibo una factura por email, desde mi propio inbox puedo reenviar ese email a una dirección de Conto y automáticamente esa factura queda adjuntada al movimiento que le corresponde dentro del banco. Cuando nuestros gestores entran con su cuenta en Conto, tienen todos los movimientos con sus facturas adjuntas. Yo solo he tenido que hacer un reenvío. Nada de bajarme la factura, entrar en la web de Conto, subirla, buscar el movimiento… Esto me ahorra un montón de trabajo cada mes.

[06:16] Automatizaciones, tags y categorías en Conto

Conto también se integra con herramientas como Zapier para crear tus propias automatizaciones si las suyas no te llegan. Y tiene un sistema de tags y categorías que te permite ver en un dashboard en qué gastas el dinero y cuáles son tus fuentes principales de ingresos.

Si queréis probar Conto, con el link que dejo en las notas del episodio os regalan 100 euros. Y 100 euros, yo hago bastantes cosas con ellos.

[06:44] Pagos internacionales con Wise

En GuideDoc tenemos que pagar cada mes a un montón de productores y directores de documentales de todo el mundo porque tenemos un sistema de revenue share. Para eso utilizamos Wise, otra herramienta que me encanta. Es la herramienta con las comisiones más bajas que yo he descubierto. La diferencia es brutal: algo que con tu banco tradicional (por ejemplo, Banco Sabadell) te costaría 50 euros en comisiones, en Wise te cuesta 2. Increíble.

[07:11] Facturas con Wave Apps

A veces, aparte de todo lo anterior, también tenemos que emitir facturas. Para eso utilizo Wave Apps. Llevo usándolo un montón de años. Es una herramienta súper sencilla, bonita, fácil y, sobre todo, gratuita. Os aconsejo que le deis un vistazo.

[07:30] Lo primero de lo primero: pasárselo bien

Si el dinero es lo segundo más importante en una empresa, lo primero, seguro que muchos ya lo habéis pensado conociéndome, es pasárselo bien. Si quieres pasártelo bien montando tu empresa o tu proyecto, apúntate a noesasuntovuestro.com. Podrás seguir en directo la evolución de los proyectos de emprendedores de diferentes sectores y unirte a una comunidad fantástica de personas a las que nos gusta crear y compartir. Nos vemos en internet. Chao.

Menciones y recursos del episodio

• Stripe: herramienta principal de cobro y gestión de suscripciones. stripe.com
• Conto: banco de empresa recomendado por Víctor. conto.com
• Wise: transferencias internacionales con comisiones mínimas. wise.com
• Wave Apps: herramienta gratuita para crear facturas. waveapps.com
• Zapier: automatizaciones, integrable con Conto.
• InformaDIB: patrocinador del episodio, información empresarial. informa.es
• GuideDoc: plataforma de documentales de Víctor, mencionada como caso de uso real de Stripe y Wise.
• NordicWire: proyecto de suscripción de Víctor.
• Overgroups: servicio de suscripción mencionado como fuente de ingresos.
• No es Asunto Vuestro: el propio podcast, también proyecto de suscripción gestionado con Stripe.
• Banco Sabadell: mencionado como ejemplo de banco tradicional con altas comisiones en transferencias internacionales.