91. Google Calendar, trucos y consejos

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No sé cómo usa el resto del mundo Google Calendar, pero hoy os voy a explicar cómo lo uso yo. Cómo organizo todas mis citas, tareas y recordatorios; cómo visualizo los eventos en todos mis dispositivos, qué calendarios utilizo e incluso los colorcitos que tengo puestos. Ya os digo ahora que no es time blocking, no utilizo time blocking, no me gusta el time blocking. Pero, a lo mejor, os descubro algo que podéis utilizar y seguro que vosotros podéis aportar también vuestra experiencia en los comentarios de este episodio o en nuestra comunidad en No es asunto vuestro.

Cómo he explicado en muchas ocasiones mis días de trabajo están marcados sobre todo por mi inbox. La principal tarea es responder emails y google chats, que es donde se concentran la totalidad de las comunicaciones entre mis equipos y todo el trabajo alrededor de todos mis proyectos. Además, utilizo el inbox como una lista de tareas.

Recordatorios

Pero el trabajo central de cada día está marcado por los contenidos en No es asunto vuestro y en NordicWire. Así que todos los días, de lunes a viernes, en el calendario tengo marcadas en verde arriba del todo los contenidos que tengo que hacer esa jornada. Tengo programados recordatorios hasta final de temporada: los lunes la newsletter, los martes las charlas con los suscriptores, los miércoles los masterminds y los jueves estos episodios. Y pronto añadiremos los nuevos audio cursos que estamos a punto de lanzar en No es asunto vuestro.

Eso significa que ese día, que es el anterior a la emisión, es el día límite. Normalmente es una tarea que hago ese mismo día pero eso no quita que en algunos casos pueda ir avanzando trabajo con antelación. En el momento en que ese contenido está grabado o rodado y programado en las distintas plataformas, entro en Google Calendar y marco el recordatorio como hecho. Eso me da una visión muy buena del buffer que tengo en el caso de semanas donde tengo que avanzar trabajo, como me está pasando estos días que estoy a punto de volver a ser padre.

Además, en el momento en que ese contenido está programado, siempre añado un evento (en este caso en azul) con el nombre y el número del episodio en la fecha de emisión. Eso me ayuda a llevar un orden en el momento de titular los episodios y saber qué se emite en cada momento. Y aquí hago un truco manual. En el momento en el que ese episodio ya está programado y, por lo tanto, lo he marcado como hecho en el recordatorio del día anterior, además, añado un emoji con un check. Esto es un poco arcaico, pero me funciona.

Eventos

Aparte de este sistema que os acabo de explicar, en el resto del calendario solo apunto eventos normales que tienen una hora concreta. Una reunión, una entrevista, una cita familiar etc…

Calendarios

Solo tengo tres calendarios distintos. El mío profesional de color azul donde marco todo lo relacionado con mi trabajo. Uno rojo compartido con Guillem para Nordicwire. Y uno amarillo que comparto con mi mujer a nivel familiar.

En general mis días están siempre bastante despejados y solo tengo 3 o 4 eventos por jornada. No es una locura de calendario y no produce ese agobio que, al menos a mí, me provoca el time blocking.

Visualización

Entonces, cómo visualizo el calendario: En primer lugar siempre lo tengo a mano desde el mismo inbox de Gmail gracias al add-on. Cuando quiero consultar el calendario le doy al botón y se me despliega la visión de schedule (o eschedule) del calendario con los eventos ordenados por cronología de los siguientes días. Pero además, Google Calendar es una de las 4 pestañas que siempre tengo pineadas en Safari.

La vista que tengo configurada por defecto es la de dos semanas. Aunque, a veces, me voy a la del mes. Y para cambiar de una a la otra utilizo shortcuts. “M” para la vista mensual”. “X” para la vista de las dos semanas.

La vista del calendario me muestra también siempre los fines de semana, porque, como ya he dicho, uso el mismo calendario para cosas familiares.
Y a la izquierda veo el calendario entero y las horas de Nueva York, India y Chile para saber si la gente del equipo están activos, durmiendo o desayunando.

En el iPhone

Finalmente, el iPhone es uno de los sitios donde más uso Google Calendar. Sobre todo es un lugar de consulta cuando estoy en movilidad. Ahí uso el widget grande en la pantalla principal y tengo la vista de schedule como en el add-on.

Otras funcionalidades

Una de las cosas que más me gustan de Google Calendar es la integración que tiene con Gmail y que cuando recibes, por ejemplo, un email de un hotel que has reservado o un avión o un restaurante se te añade directamente al calendario. Me parece magia negra y me encanta. Efectivamente, eso quiere decir que Google nos lo lee todo, pero si es para hacerme la vida más fácil, ya me está bien.

Otras características geniales que tiene Google Calendar: La opción de encontrar un hueco en los calendarios de los participantes de una cita, siempre que la otra persona use también Google Calendar claro. Añadir directamente el link de Google Meet. Enviar emails directamente desde Google Calendar a los participantes de una cita. O recibir cada día un email con la agenda para aquel día en la opción en settings de Daily Agenda.

Goals

Por último hay una opción solo en la app de iOS que aún estoy experimentando. Es la opción de los goals, los objetivos. Le puedes decir a Google Calendar que quieres marcarte el objetivo de hacer ejercicio, o leer o lo que sea y él según lo que tengas en el calendario te irá proponiendo horas en las que hacer esos objetivos que te has marcado. En mi caso, como no tengo muchas cosas en el calendario a veces me propone meditar a las… oh ahora: Medita…

Si queréis compartir vuestro uso de Google Calendar, lo podéis hacer en los comentarios de este episodio o también os podéis apuntar a No es asunto vuestro y tener acceso a nuestra comunidad y todos nuestros contenidos premium que emitimos cada semana. Más de 200 personas no pueden estar equivocadas. Bueno, sí que pueden estar equivocadas, pero no es el caso.