91. Google Calendar, trucos y consejos

En este episodio te cuento cómo uso Google Calendar: los colores, los calendarios, los recordatorios de contenidos, las vistas que tengo configuradas y los trucos de integración con Gmail que considero auténtica magia negra. Sin time blocking, sin agobios, con tres calendarios y un sistema que funciona.

No sé cómo lo usa el resto del mundo, pero esto es lo que a mí me va bien. Y a lo mejor te descubro algo que puedes adaptar a tu propio flujo.

Lo que vas a escuchar

• Por qué no uso time blocking y qué sistema uso en su lugar para estructurar la jornada.
• Los recordatorios de contenidos en verde: cómo tengo programados los hitos de No es Asunto Vuestro y NordicWire hasta final de temporada.
• El truco del emoji check para saber de un vistazo qué contenido está publicado y programado.
• Mis tres calendarios: profesional (azul), NordicWire (rojo) y familia (amarillo).
• Las vistas que uso: el atom de Gmail, la pestaña fija en Safari con vista de dos semanas, el widget del iPhone.
• Las zonas horarias del equipo visibles en el lateral del calendario.
• La integración con Gmail: eventos de vuelos, hoteles y restaurantes que aparecen solos.
• Funciones poco conocidas de Google Calendar: buscar hueco entre participantes, daily digest, goals de la app móvil.

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Transcripción del episodio

[00:00] Introducción: cómo uso Google Calendar (y lo que no uso)

No sé cómo usa el resto del mundo Google Calendar, pero hoy os voy a explicar cómo lo uso yo. Cómo organizo todas mis citas, las tareas, los recordatorios, cómo visualizo los eventos en todos mis dispositivos, qué calendarios utilizo e incluso qué colorcitos tengo puestos, que eso es muy importante, los colorcitos.

Os digo ya que no es time blocking. No utilizo time blocking, no me gusta el time blocking. Pero a lo mejor os descubro algo que podéis utilizar en vuestro propio Google Calendar. Y seguro que vosotros también podéis aportar vuestra experiencia en los comentarios de este episodio o en nuestra comunidad premium en noesasuntovuestro.com.

[00:39] La base del sistema: el inbox y el contenido diario

Como he explicado en muchas ocasiones, mis días de trabajo están marcados sobre todo por mi inbox. La principal tarea es responder emails y también Google Chat, que es donde concentro la totalidad de las comunicaciones entre mi equipo. Todo el trabajo alrededor de mis proyectos siempre está en el inbox y en Google Chat, como una lista de tareas.

Pero el trabajo central cada día está marcado por los contenidos de No es Asunto Vuestro y de NordicWire.

[01:09] Los recordatorios de contenidos en verde

Así que todos los días, de lunes a viernes, en el calendario tengo marcados en verde, arriba del todo, los contenidos que tengo que hacer esa jornada en concreto. Tengo programados recordatorios hasta final de temporada: los lunes la newsletter, los martes las charlas con los suscriptores, los miércoles los masterminds y los jueves estos episodios.

Y pronto, además, añadiremos los nuevos audiocursos que estaran listos y los podréis ver en noesasuntovuestro.com. Eso lo pondré en algún día de la semana que aún no he decidido.

Ese día marcado es el día límite, el anterior al día de emisión. Normalmente es una tarea que hago ese mismo día, pero eso no quita que en algunos casos pueda ir avanzando trabajo con antelación. Cuando el contenido está grabado y programado en las distintas plataformas, en WordPress y también en las redes, entro en Google Calendar y marco el recordatorio como hecho. Eso me da una visión muy buena del buffer de contenidos que tengo, especialmente en semanas donde necesito avanzar trabajo, como me está pasando ahora que estoy a punto de volver a ser padre.

[02:28] El truco del emoji check en el día de emisión

Además, en el momento en que ese contenido está programado, siempre añado otro evento con el nombre, el título y el número del episodio en el día de fecha de emisión. Eso me ayuda a llevar un orden en el momento de titular los episodios y saber qué se emite en cada momento.

Y aquí hago un truco manual: en el momento en que ese episodio ya está programado, y por lo tanto le he marcado como hecho en el recordatorio verde del día anterior, añado un emoji con un check de color verde al título del evento del día de emisión. Es un poco arcaico, pero a mí me funciona.

[02:57] Los tres calendarios y los colores

Aparte de este sistema, en el resto del calendario solo apunto eventos normales que tienen una hora concreta. Una reunión, una entrevista, una cita familiar. Solo tengo tres calendarios distintos:

• El mío, el profesional, de color azul: todo lo relacionado con el trabajo. Una entrevista de No es Asunto Vuestro, una reunión de GuideDoc.
• En rojo, compartido con Guillem, para NordicWire. Es rojo porque todo tiende a salir mal en NordicWire.
• En amarillo, las cosas familiares: un calendario que comparto con mi mujer.

En general, mis días están siempre bastante despejados y solo tengo tres o cuatro eventos por jornada. No es una locura de calendario y a mí no me produce ese agobio que, al menos en mi caso, produce el time blocking. Tener todo el día ocupado me agobia muchísimo.

[04:05] Cómo visualizo el calendario: Gmail, Safari y iPhone

¿Cómo visualizo el calendario? En primer lugar, siempre lo tengo a mano desde el mismo inbox de Gmail, gracias al atom de calendario de Gmail. Cuando quiero consultarlo, le doy al botón y se me despliega la vista de schedule con todos los eventos ordenados por cronología de los días siguientes. Me parece muy cómodo: veo lo de ese día y también los próximos.

Además, Google Calendar es una de las cuatro pestañas que siempre tengo fijadas en Safari. La vista que tengo configurada por defecto es la de dos semanas. Aunque a veces me voy a la del mes para tener una visión más amplia. Para cambiar de una a la otra, solo tengo que darle a «M» para mes o «X» para la vista de las dos semanas.

La vista siempre me muestra los fines de semana también, porque como digo, es un calendario que uso a nivel familiar y los fines de semana tengo que tenerlos a la vista. Y a la izquierda veo siempre los husos horarios de Nueva York, India y Chile para saber si la gente del equipo está activa, durmiendo o desayunando.

[05:00] El widget del iPhone y la integración con Gmail

El iPhone es uno de los sitios donde más uso Google Calendar, sobre todo como lugar de consulta más que para apuntar eventos nuevos cuando estoy en movilidad. Ahí uso el widget grande en la pantalla principal con la vista de schedule, igual que en el atom de Gmail.

Una de las cosas que más me gusta de Google Calendar es la integración que tiene con Gmail. Cuando recibes un email de un hotel que has reservado, de un vuelo o de un restaurante reservado por Google Maps, se te añade directamente al calendario. Me parece que eso es magia negra y me encanta. Y efectivamente, eso nos indica que Google lee absolutamente todos nuestros emails. Pero bueno, si es para hacerme la vida más fácil, pues ya me está bien. Eso sí: no digáis cosas que no se pueden decir por email.

[05:45] Otras funciones que uso y que me parecen geniales

Otras características que tiene Google Calendar y que me parecen muy útiles:

• Encontrar un hueco libre en los calendarios de dos o más participantes para una cita. Siempre que los otros tengan Google Calendar. Es espectacular.
• Añadir directamente el link de Google Meet al crear el evento.
• Enviar mails directamente desde Google Calendar a todos los participantes de una cita.
• El daily digest (daily agenda, como lo llaman ellos): recibes cada día a primera hora de la mañana un resumen de todos los eventos de ese día. Se activa desde Settings.

[06:26] Goals: los objetivos en la app movil

Por último, hay una opción que solo está en la app de iOS y de Android, que aún estoy experimentando: la opción de los Goals o los objetivos. Le puedes decir a Google Calendar que quieres marcarte el objetivo de hacer ejercicio, de leer más o lo que sea, y él, según lo que tengas en el calendario, te va proponiendo horas en las que hacer esos objetivos. Te hace propuestas y si quieres puedes moverlo a otro día.

En mi caso, como el calendario lo tengo muy despejado, a veces me propone meditar a horas bastante curiosas. Bueno, por ejemplo, ahora mismo, mira.

[07:00] Cierre: comparte cómo usas tú Google Calendar

Si queréis compartir vuestro uso de Google Calendar, lo podéis hacer en los comentarios de este episodio. O también, mucho mejor, os podéis apuntar a noesasuntovuestro.com y tener acceso a nuestra comunidad y a todos los contenidos premium que emitimos cada semana. Más de 215 personas no pueden estar equivocadas. Bueno, pueden estar equivocadas, pero en este caso no lo están. Nos vemos en internet. Chao.

Menciones y recursos del episodio

• Google Calendar: protagonista del episodio.
• Gmail y el atom de calendario integrado en el inbox.
• Google Chat: herramienta de comunicación interna del equipo.
• Google Meet: integración nativa para añadir links a eventos.
• Google Maps: sus reservas de restaurantes aparecen en Google Calendar automaticamente.
• No es Asunto Vuestro: el podcast y plataforma de Víctor.
• NordicWire: proyecto compartido con Guillem.
• GuideDoc: uno de los proyectos profesionales de Víctor.
• Guillem: colaborador en NordicWire, comparte el calendario rojo.
• Goals de Google Calendar: función de objetivos disponible solo en apps móviles (iOS y Android).
• Safari: navegador donde Víctor tiene Google Calendar fijado como pestaña permanente.