Cómo controlar la economía de un negocio

En este episodio, Miguel Antúnez, suscriptor y miembro del grupo de Slack de No es Asunto Vuestro, estrena la sección de asuntos de los suscriptores con una clase directa y sin rodeos sobre cómo controlar a nivel económico un negocio. Sin balances, sin activos y pasivos, sin corbata. Solo la cuenta de resultados: ingresos, gastos y resultado. Lo que todo emprendedor, autónomo o dueño de una pequeña empresa necesita entender de verdad.

Si alguna vez has gestionado tu negocio mirando el banco y pensando «si hay dinero, tiro para adelante», este episodio es para ti.

Lo que vas a escuchar

• Por qué la cuenta de resultados es una suma y una resta: el marco más simple y más potente para entender tu negocio, sin tecnicismos.
• Los tres tipos de gastos que debes diferenciar: directos, de personal e indirectos, y por qué confundirlos es el error más común en pequeñas empresas.
• Por qué tú, como autónomo, debes imputarte un salario: si no lo haces, no sabes realmente si tu negocio es rentable.
• Analizar por ratios y porcentajes, no solo por importes: la diferencia entre decir «gasto 3.000 euros en personal» y decir «gasto el 80% de mis ingresos en personal».
• Cómo establecer objetivos económicos y comparativas útiles: mismo mes del año anterior más objetivos propios, los dos ejes que no pueden faltar.
• Por qué tener una gestoría no es suficiente: el dueño del negocio tiene que ser el dueño de sus datos.
• Qué más analizar una vez tengas la cuenta de resultados bajo control: tesorería, forecast, cartera de clientes e informe de ventas.

El episodio Premium de esta semana

Esta semana en el feed Premium los suscriptores tienen acceso a contenidos y conversaciones que van más allá de lo que cabe en abierto. Entre lo que encontrarás:

• Las decisiones reales de negocio que los miembros de la comunidad están tomando esta semana.
• Los trucos y estrategias concretas que no tienen cabida en el episodio público.
• El contexto y los matices que marcan la diferencia entre entender un concepto y aplicarlo bien.

→ Apúntate a No es Asunto Vuestro Premium para acceder a todo el contenido de la comunidad.

Transcripción del episodio

[00:00] Presentación: Miguel Antúnez estrena la sección de suscriptores

Muy buenas, ¿qué tal? ¿Cómo estáis al otro lado?

Soy yo el que estrena esta sección de los asuntos de los suscriptores, muy contento por ello, gracias Víctor por la oportunidad. He tenido ciertas tentaciones de ponerme a buscar bandas sonoras y músicas de primer nivel, como dice Víctor con sus musiquitas, pero no voy a hacerle la competencia, al menos de momento.

Me presento: soy Miguel Antúnez. Algunos quizá me conocéis por el grupo de Slack o porque hace unas semanas Víctor me entrevistó. Si no habéis escuchado esa entrevista, al finalizar este episodio iros corriendo a escucharla.

Hoy vamos a hablar sobre cómo controlar a nivel económico un negocio. Tengo el reto de condensarlo en entre 10 y 20 minutos, ni quedarme corto ni pasarme. Nos vamos a centrar estrictamente en la cuenta de resultados, porque por básico que parezca, todo negocio, sea autónomo, emprendedor, una mediana o una gran empresa, tiene ingresos, gastos y resultados. Los vamos a ir desgranando.

[01:19] El problema real: la nebulosa de los gastos

Lo primero que quiero dejar claro, sobre todo cuando tenemos un negocio a nivel de autónomo o pequeña empresa donde no tenemos recursos para tener una figura de director financiero o controller, es lo siguiente: todo el mundo tiene más o menos en la cabeza el dato de facturación, porque es el dato más llamativo. La parte de los gastos es una nebulosa tremenda.

Si encima eres autónomo o emprendedor, es fácil que al principio se mezclen las finanzas personales con las corporativas. Y cuando hablamos de resultados, todavía es más turbio: si no tienes claro los gastos, el resultado tampoco lo tendrás. Y esto no es solo cosa de autónomos. En muchísimas pequeñas y medianas empresas, el control del gasto no es correcto.

Dicho esto, una cuenta de explotación no deja de ser una suma y una resta. No voy a hablar de balances, de activos y pasivos. Tan sencillo como eso. Vamos a desgranarlo parte por parte.

[02:51] Los ingresos: facturación total y desglose por líneas de negocio

Empezamos por la parte fácil: los ingresos. Es la cifra que todo el mundo tiene más o menos en la cabeza, la facturación, las ventas. Cuando eres tú quien emite las facturas, eres plenamente consciente del volumen. Cuando la empresa crece y ya no eres tú quien las emite, igualmente tienes que tener ese dato consolidado.

Ahora bien, en una cuenta de resultados no basta con tener el total. Lo ideal es tener un desglose rápido de dos o tres líneas por las principales líneas de negocio. Por ejemplo, en mi caso podría ser: formación, consultoría e infoproductos. No metas 20 productos en la cuenta de resultados, eso es para un informe aparte. Si lo metes todo, caerás en la parálisis por análisis.

El objetivo es: volumen total de facturación más dos o tres líneas que agrupen por línea de negocio. Eso es suficiente para la cuenta de resultados.

[04:41] Los gastos: los tres tipos que debes diferenciar

Aquí entramos en la nebulosa. Y esta es, posiblemente, la parte más importante de todo lo que voy a contar. Hay que saber diferenciar tres tipos de gastos:

1. Gastos directos. Son las compras, los gastos esenciales para poder prestar tu servicio. El ejemplo más claro: si tienes un restaurante, las compras de materia prima (comida y bebida) son los gastos directos. Sin ellos no puedes funcionar.

2. Gastos de personal. Salarios y todo lo asociado a ellos, incluyendo la seguridad social. Es fundamental tenerlos separados, ya veréis por qué en la parte analítica. Y aquí viene un punto crítico para autónomos y emprendedores: si eres tú solo, tienes que imputarte un salario dentro de los gastos de tu negocio. ¿Cuántas veces me he encontrado con alguien que dice «lo que gano menos lo que gasto, el resto para mí»? No. El resto no es para ti sin más. Tienes que calcular cuánto necesitas ganar para vivir y meterte ese importe como gasto de personal. Si no, nunca sabrás si tu negocio realmente sale a cuenta.

3. Gastos indirectos. Son los que no son directamente necesarios para la prestación del servicio, pero sí para el buen funcionamiento del negocio. Hablamos de: gestoría, suministros (agua, luz, internet), alquiler del local, publicidad. Y aquí no vale con tener una sola línea genérica de «gastos indirectos». Hay que categorizar. No una lista infinita, con seis, siete o diez subcategorías bien elegidas es suficiente.

El objetivo es poder visualizar la cuenta de resultados en una sola pantalla, sin hacer scroll.

[08:58] Por qué los ratios y porcentajes son más útiles que los importes

Una vez tienes los datos categorizados, puedes analizar por ratios y porcentajes, y ahí es donde todo cambia.

No es lo mismo decir «tengo 3.000 euros de gasto de personal» que decir «mi gasto de personal es el 80% de mis ingresos». Lo primero te dice poco. Lo segundo te dispara todas las alarmas o te confirma que el negocio está saneado.

Del mismo modo, el resultado: no es lo mismo decir «tengo 5.000 euros de beneficio» que decir «tengo un margen de beneficio del 2% sobre ventas». Esa división sencilla (resultado entre ingresos) te da el porcentaje de beneficio y cambia completamente la lectura.

Entonces: categoriza los gastos, analiza por porcentajes, y ya tienes una cuenta de resultados simple, homogénea y útil.

[10:47] Cómo analizar la cuenta de resultados: objetivos, comparativas y datos acumulados

Tener la cuenta de resultados montada no es suficiente. Hay que analizarla bien. Esto implica tres cosas fundamentales:

Establecer objetivos económicos. No puedes compararte sin un punto de referencia propio. Si no tienes objetivos, solo puedes mirar hacia atrás, pero no sabes si estás cumpliendo o no.

Comparar siempre con dos referencias. La primera: el mismo mes del año anterior. La segunda: los objetivos que tú mismo definiste para ese mes. ¿Por qué el año anterior y no el mes anterior? Por la estacionalidad. Si octubre es mes punta y noviembre baja, comparar noviembre con octubre no tiene sentido. Pero comparar noviembre de este año con noviembre del año anterior sí lo tiene: son las mismas condiciones de mercado.

Analizar datos acumulados. No solo el mes actual, sino de enero hasta el mes que estemos. Un mes malo se puede justificar. Pero si el acumulado también va mal, ahí ves la tendencia real y puedes establecer sistemas de alarma.

[13:17] Con qué frecuencia analizar y qué hacer con los datos

La mínima esencia: una vez al mes, sentarte una mañana a analizar los datos de tu negocio. Da igual si eres autónomo en solitario o si tienes un equipo. Una vez al mes.

Semanalmente, al menos echar un vistazo a los principales KPIs, a las principales palancas del negocio: qué mueve que los ingresos suban o bajen, qué está afectando a los gastos.

Y lo más importante: los datos tienen que llevarte a tomar decisiones. Anota qué decisiones tomas, en base a qué lectura de los datos y qué esperas que pase. Así podrás saber si esa decisión fue correcta y no repetir los errores. Si no tomas decisiones con los datos, solo serás un coleccionista de datos. Y eso no sirve de nada.

Un aviso importante: tener una gestoría no significa que esto esté hecho. He encontrado muchas veces respuestas del tipo «yo sé más o menos lo que facturo y miro el banco, si hay dinero tiro para adelante». Eso funciona cuando todo va bien. Pero cuando vienen momentos apretados, es tarde para empezar a mirar los números.

[14:55] El mensaje clave: sé el dueño de tus datos

Resumen de todo lo anterior:

Debes ser el dueño de tus datos. Tener acceso a ellos en todo momento, que sean correctos (no manipulados, no previsiones infladas) y tener una analítica sencilla: ingresos, gastos, resultados, ratios en porcentaje, comparativas con el año anterior y con tus objetivos.

A partir de ahí, hay mucho más que se puede hacer: análisis de tesorería y cash flow, informe de ventas desglosado por producto o canal, análisis por día de la semana si tienes una tienda online, cartera de clientes con ratios de retención y captación, y el forecast (la previsión de los próximos meses a nivel detallado). Pero todo eso viene después. Primero, la base.

[16:35] Cierre: analizar, decidir y no tener miedo a equivocarse

Por encima de todo lo que quiero que os llevéis de este episodio: en una cuenta de resultados tenemos ingresos, gastos y resultado. Analizar con ratios y porcentajes. Compararse siempre con los objetivos propios y con el mismo periodo del año anterior. Y tomar decisiones con esos datos.

No tengáis miedo a tomar decisiones y a equivocaros. Si os equivocáis, lo importante es saber por qué y que no se repita.

Cualquier duda, nos leemos por el grupo de Slack. Será un placer daros feedback y ayudaros en lo que pueda. Gracias a Víctor por la oportunidad. Un abrazo.

Menciones y recursos del episodio

• Miguel Antúnez: autor del episodio, suscriptor de No es Asunto Vuestro y experto en control de gestión y analítica económica de empresas.
• Cuenta de resultados: el marco central del episodio. Ingresos, gastos (directos, de personal e indirectos) y resultado.
• Excel: herramienta mencionada por Miguel para categorizar gastos y construir la cuenta de resultados con tablas dinámicas y funciones básicas.
• KPIs: indicadores clave de rendimiento que Miguel recomienda revisar semanalmente.
• Forecast: previsión de ingresos y gastos a corto plazo (mes a mes), diferenciado de los objetivos anuales.
• Cash flow / tesorería: análisis complementario a la cuenta de resultados, mencionado como siguiente paso para profundizar.
• Grupo de Slack de No es Asunto Vuestro: comunidad donde Miguel está disponible para responder dudas.
• Entrevista de Miguel Antúnez con Víctor Correal: episodio anterior disponible en el feed de No es Asunto Vuestro.