86. Cómo evitar LO MALO de Gmail

En este episodio te cuento cómo esquivar lo peor de Gmail en escritorio: el multi-inbox. Después de más de 10 días reorganizando todas mis cuentas, con la ayuda de un suscriptor de la comunidad, tengo por fin todo centralizado en una sola dirección, funcionando perfectamente y sin fricciones. Te explico los pasos exactos y los tres trucos que Google no documenta bien y sin los cuales no funciona nada.

Sí, Gmail sigue siendo mi herramienta de productividad favorita. Pero tiene sus cosas malas, y hoy vamos a solucionarlas.

Lo que vas a escuchar

• La historia de Gmail desde 2004 y por qué sigo usándolo como herramienta principal después de casi 20 años.
• El mayor problema de Gmail en escritorio: la ausencia de multi-inbox real y por qué siempre da problemas.
• Por qué migré todo desde mi cuenta de GuideDoc a mi Gmail personal y las lecciones aprendidas.
• Cómo importar todos tus correos con POP3 y configurar el reenvío desde otras cuentas.
• Los tres trucos imprescindibles que Google no explica (o explica mal) para que el «Send Mail As» funcione de verdad.
• selfiesmail.com: el add-on que estoy desarrollando para gestionar tareas desde Gmail en escritorio.

El episodio Premium de esta semana

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• Las herramientas y configuraciones avanzadas que uso en el día a día para gestionar proyectos y comunicación.
• Las decisiones reales detrás de los proyectos que cuento en abierto: lo que no cabe en un episodio corto.
• Los trucos concretos de productividad que aplico esta semana y que comparto solo con la comunidad Premium.

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Transcripción del episodio

[00:00] Gmail cumple 20 años: cómo llegó a mis manos

Gmail se lanzó en abril de 2004 y en aquella época solo podías acceder por invitación. La principal característica con la que lo lanzaron fue una capacidad de almacenamiento de 1 GB por usuario, significativamente superior a la de cualquier competidor en aquel momento.

Tuve la suerte de que, por aquel entonces, mi tío trabajaba en Cornell. Google comenzó a repartir las primeras invitaciones sobre todo entre doctores y profesores universitarios, y así llegó una a mis manos, concretamente a mi Hotmail, que era lo que usábamos todos en aquella época. Desde entonces he usado Gmail como mi email principal y es, sin duda, mi herramienta de productividad preferida. Casi la totalidad de mi trabajo del día a día gira en torno a Gmail.

[00:51] Lo malo de Gmail: sin multi-inbox en escritorio

Os lo he explicado mil veces. Pero aunque ya han pasado casi 20 años desde el lanzamiento, Gmail sigue teniendo cosas malas. Hoy os voy a explicar cómo saltarse lo malo de Gmail y cómo conseguir ser muy feliz y sin fricciones con esta herramienta.

En un episodio anterior de No es Asunto Vuestro os expliqué, en un video que creo que se titulaba «Cómo usar Gmail como un pro» o algo así, algunos de los trucos que uso. Pero hace un par de semanas tuve que hacer un cambio bastante grande en mi configuración, y hoy os voy a explicar los problemas que me encontré y cómo los solucioné.

Una de las cosas malas de Gmail, la peor diría yo, es que en escritorio no tiene multi-inbox. Al contrario que en las apps móviles, donde puedes tener todas tus cuentas configuradas en un único inbox y leer y contestar todos tus correos desde todas tus direcciones. Así que tienes que hacer algunas configuraciones en tu cuenta principal y siempre, siempre, siempre da problemas.

[01:59] Por qué migré desde GuideDoc a mi cuenta personal

Durante las últimas semanas he hecho un gran cambio en la configuración de mis cuentas de Gmail que me ha llevado más de 10 días acabarlo. La razón es la siguiente: cuando fundé GuideDoc, contraté un plan profesional de Gmail con G Suite (que es como se llamaba entonces, ahora le han cambiado el nombre). Como esta cuenta de pago me daba algunas características que no tenía en mi cuenta personal, pensé que sería buena idea gestionar todos mis correos desde una dirección con dominio guidedoc.tv.

Pero cinco años más tarde, y sobre todo al salir la integración con Google Chat, que uso con mi cuenta personal, pensé que no tenía sentido gestionar todo desde la cuenta de uno de mis proyectos. Lo que tenía sentido era gestionar todo desde victorcorreal arroba gmail.com, porque los proyectos vienen y van, y en cambio yo estaré aquí durante un tiempo.

Así que me decidí a importar todo lo que tenía en la cuenta de GuideDoc a mi cuenta personal. He hecho movimientos parecidos en estos últimos años y sabía que es un dolor de cabeza enorme. Así que lo primero que hice fue pedir ayuda a un suscriptor de No es Asunto Vuestro que domina un montón el tema: Elías Gómez. Gracias, Elías.

[03:09] Cómo importar los correos con POP3 y configurar el reenvío

Lo primero que tuvimos que hacer es importar todos los correos que estaban en guidedoc.tv a mi cuenta personal usando el servicio de importación POP3 de Gmail, que podéis encontrar en vuestros ajustes de Gmail (Settings).

Cuando todos los emails estaban importados a la bandeja de entrada de mi Gmail personal, nos dispusimos a configurar todas las otras cuentas para poder leer y contestar los correos desde el mismo inbox. Y ahí comienzan siempre los problemas.

Aunque sea muy poco intuitivo, la mejor manera de configurar el multi-inbox no es usar la importación IMAP o POP, sino reenviar los correos desde las otras cuentas a tu cuenta principal. Esto lo tenéis que hacer desde la otra cuenta, en la sección «Forwarding» dentro de Settings.

[03:52] Los tres trucos que Google no explica para que funcione «Send Mail As»

Para poder contestar los correos desde una dirección externa en la cuenta principal, lo que tenéis que hacer es ir a «Send Mail As» (Enviar Email Como) y añadir la cuenta externa. Esto nunca funciona a la primera. Hay tres trucos para que funcione. Atención:

• Primero: activar «Less Secure Apps» (aplicaciones menos seguras) en todas las cuentas implicadas, tanto la que vas a importar como la que va a recibir. Incluso aunque sean cuentas de Gmail. Si no lo activas, no funciona. No tiene ningún sentido, pero es así.
• Segundo: desactivar la autenticación en dos pasos, también en los dos sitios, en las cuentas externas que vayas a importar.
• Tercero, la que se lleva el premio a lo más absurdo: desbloquear el captcha de todas las cuentas. No me preguntéis qué es esto ni por qué se tiene que hacer. Lo que tenéis que hacer es loguearos en la cuenta que vais a importar, buscar «unlock captcha» en Google, entrar a esa URL, darle al botón y listo. Desde las dos cuentas. No sé por qué, pero hay que hacerlo.

Solo si seguís estos pasos que Google no explica (o explica mal) podréis importar sin problema las direcciones en vuestro inbox. Ahora ya lo tengo todo configurado, todos los correos están en mi cuenta principal, todo funciona perfectamente y estoy muy contento. Si tenéis alguna duda o algún problema haciendo esta configuración, podéis contactar con Elías Gómez y contratarle una consultoría, como hice yo.

[05:24] selfiesmail.com: el add-on para gestionar tareas desde Gmail en escritorio

Para acabar: en el anterior episodio sobre Gmail os decía que yo uso en el iPhone diversas aplicaciones para enviarme recordatorios al sistema que tengo para gestionar mis tareas, y que estaba desarrollando una solución similar para poder hacer lo mismo desde el escritorio.

Pues bien, el add-on ya está listo y estamos esperando la aprobación de Google. Le podéis echar un ojo a la web, se llama selfiesmail.com. Cuando nos hayan dado la aprobación, os lo haré saber por aquí. Si queréis estar al tanto de todos mis proyectos y de los proyectos de los suscriptores de nuestra comunidad, apuntaros a noesasuntovuestro.com.

Nos vemos en internet. Y si queréis la camiseta, buscad «No es Asunto Vuestro» en Amazon y por unos míseros euros la tenéis vuestra. El capitalismo es genial.

Menciones y recursos del episodio

• Gmail: la herramienta protagonista del episodio. mail.google.com
• Google Workspace (antes G Suite): el plan de pago de Gmail para empresas.
• Google Chat: integración con Gmail que motivó el cambio de cuenta principal.
• GuideDoc (guidedoc.tv): proyecto de Víctor desde el que se gestionaban antes todos los correos.
• Elías Gómez: suscriptor de No es Asunto Vuestro y experto en Gmail que ayudó en la migración.
• Importación POP3 de Gmail: la herramienta de Gmail Settings para importar correos de otras cuentas.
• Send Mail As (Enviar Email Como): la función de Gmail para contestar desde otras direcciones en el mismo inbox.
• Less Secure Apps: ajuste de seguridad de Google imprescindible para el truco del multi-inbox.
• selfiesmail.com: el add-on de Gmail para gestionar tareas desde escritorio que está desarrollando Víctor. selfiesmail.com
• Hotmail: el servicio de email que usaba Víctor antes de Gmail, en 2004.
• Cornell University: mencionada como origen de la primera invitación de Gmail de Víctor.