9. Organización, ¡organización!

En este episodio te cuento cómo organizo mis tareas con un sistema de productividad construido a mi medida. No he estudiado los grandes métodos de gestión del tiempo y seguramente haría sufrir a más de un ninja del GTD, pero este sistema me sirve para distinguir lo urgente, lo importante y lo que puede esperar.

Combino herramientas tan sencillas como una libreta amarilla y una pizarra con aplicaciones como Wunderlist, Airmail, Mail to Self y Captio. Cada elemento resuelve un tipo de tarea distinto, desde las prioridades del día hasta los objetivos que tardarán meses en completarse.

Lo que vas a escuchar

• Las prioridades imprescindibles del día: cómo elijo mentalmente las dos o tres tareas que deben quedar terminadas pase lo que pase.
• La libreta amarilla: por qué sigo escribiendo a mano una lista diaria deliberadamente poco realista.
• La pizarra para la estrategia a largo plazo: una vista general de los objetivos que necesitan semanas o meses de trabajo.
• El calendario y las aplicaciones de tareas: qué apunto en cada herramienta y cómo separo la organización personal del trabajo en equipo.
• El correo electrónico como lista de tareas: por qué cada mensaje pendiente puede bloquear el trabajo de otra persona.
• La función de posponer correos de Airmail: cómo retiro mensajes de la bandeja de entrada hasta el momento adecuado para responderlos.
• Mail to Self y Captio: dos formas rápidas de enviarme enlaces, notas e ideas para procesarlas después.

El episodio Premium de esta semana con Víctor Correal

En el episodio Premium seguimos entrando en la parte menos visible de la organización de un negocio y de los proyectos que hay detrás de No es Asunto Vuestro:

• Los trucos concretos de organización que aplicamos esta semana para que las tareas no se pierdan entre herramientas.
• Las decisiones reales de productividad que no caben en abierto y que afectan al trabajo diario.
• Los procesos internos de los proyectos, con sus prioridades, problemas y cambios de rumbo.

Transcripción del episodio

[00:00] Conversación

En los primeros episodios ya comenté que este era un podcast en el que tenía la intención de explicar todas las interioridades del proceso de creación de esta empresa y que eso incluía lo que he ido haciendo en los episodios anteriores, pues la idea, el plan empresarial y todos los pasos que voy dando durante el proceso y que además los intento explicar en directo mientras van sucediendo.

pero también os dije que quería ir explicando cómo me organizo, las herramientas y la tecnología que utilizo, etc. Hoy será el primero de estos episodios más técnicos, por decirlo así. Os voy a explicar cómo organizo mis tareas y cuál es mi sistema de listas de productividad. puede que algunos de vosotros seáis ninjas o masters and commanders de sistemas GTD o alguna secta de estas

la verdad es que yo no he leído mucho o nunca nada al respecto del sistema de gestión de tiempo tal vez os pondréis las manos en la cabeza de cómo lo hago pero bueno, a mí me sirve, a mí me funciona y tal vez a alguno le sea de utilidad aunque solo sea alguna de las partes del sistema que os voy a explicar Mi sistema de productividad está sustentado gracias a seis elementos diferentes.

Uno biológico, dos de baja tecnología y tres tecnológicos. El primero es mental. Hay una historia que tal vez habréis oído alguna vez, sobre todo si os interesa el tema de la productividad. Es de un psicólogo que contrataron en el Pentágono para que les hiciera una charla sobre organización del tiempo. Antes de comenzar la conferencia, el psicólogo pidió a los asistentes que escribieran en un papel cuál era su estrategia de productividad, pero les pidió que lo hicieran sólo con 25 palabras.

Aparentemente, la mayoría de los trabajadores del Pentágono no fueron capaces de resumir sus estrategias con tan poco texto, y sólo una mujer le entregó al psicólogo una nota en la que ponía primero hago una lista de prioridades la primera la segunda la tercera y así pues las que sean y entonces lo tacho todo del 3 hacia abajo bueno pues eso es lo que hago cada mañana o la noche anterior pienso en mis dos o tres prioridades de trabajo para el día siguiente y no lo apunto en ningún lado porque bueno son sólo dos o tres es fácil de recordar y son las importantes.

[02:37] Conversación

Importantes quiere decir que el día no puede acabar sin que estas dos o tres tareas estén completas. Las otras me las podría saltar, pero estas no. Un ejemplo sería una reunión, o la entrega de algo que ese día tiene un vencimiento, por ejemplo, o la publicación de este podcast. Si me he marcado que quiero hacerlo cada lunes, pues esto es una de las cosas importantes del lunes. Así que este es el primer método, el mental.

El segundo método es un poquito más tecnológico, pero sin pasarse. Una libreta. En mi lugar de trabajo, el que sea, porque cambio a menudo de sitio, un día ya haré un capítulo de mi rutina diaria y ahí explicaré por qué, siempre tengo a mi derecha una libreta de estas amarillas con líneas azules a las que los americanos llaman legal pads. Solo utilizo este tipo de libreta Me encantan Y ahí escribo durante el día Todas las tareas que deberían realizarse Ese día

Es una lista, lo reconozco Poco realista Y es habitual que muchas de esas tareas Pasen al día siguiente Las libretas que yo compro se llaman Cambridge Y las encontraréis en packs de 10 por solo 20 euros en Amazon Hola Buenos días Hola, ¿es las libretas Cambridge?

Sí. Hola, mira, soy Víctor y tengo un podcast y bueno, voy a hacer un capítulo donde quiero hablar bien de vuestras libretas. Y bueno, era por si podíamos estudiar algún tipo de promoción o… ¿Oye? ¿Hola? El tercer método que utilizo aún es de baja tecnología, pero es un pasito hacia adelante en los avances de la humanidad. Es una pizarra, pero imantada.

Es una pizarra de estas blancas y ahí es donde apunto la estrategia a largo plazo. Todos aquellos objetivos por los que estoy trabajando día a día, pero que se conseguirán completar en semanas o tal vez en meses. En un vistazo puedo ver a dónde voy, como si dijéramos, por ejemplo, debajo de GuideDoc pone aplicación de iPhone o aplicación de Apple TV, etc. Y está ordenado en una especie de líneas temporales, cronológicamente, y las cosas que se tienen que cumplir primero, en primer lugar, etc. El cuarto sistema no tiene ningún secreto, es el calendario.

[05:09] Conversación

Este ya es tecnológico. utilizo el de IOS y está sincronizado con todos mis dispositivos y allí apunto pues las tareas que tienen una fecha y una hora concreta el quinto es el software de tareas to do list también les llaman utilizo dos a nivel personal utilizo recordatorios de Apple que tengo sincronizado con mi mujer y a nivel de trabajo que es el que nos importa utilizo Wunderlist Wunderlist es esta aplicación alemana que compró Microsoft.

La verdad es que he pasado por un montón de aplicaciones de gestiones de tarea, pero ahora hace ya bastante tiempo que estoy hablando fatal. Espera que voy a volverlo a hacer. Que es esta aplicación alemana que compró Microsoft. He pasado por un montón de apps de gestión de tareas y esta es la que de momento más me gusta y hace tiempo que la utilizo. En Wunderlist apunto dos tipos de tareas diferentes. Las que no son del día y por lo tanto no están en la libreta amarilla

y las tareas que comparto con alguien más del equipo. Tengo carpetas compartidas, por ejemplo, con el developer y ahí están los objetivos de su área de trabajo. Pero también tengo otras carpetas que solo veo yo en las que, por ejemplo, hay, pues yo que sé, carpeta de documentales y hay los documentales que tengo que ver. Ideas de actualizaciones, etc. y mi herramienta principal de productividad y de gestión de tareas, es el correo electrónico.

Yo diría que el 50%, tal vez más, de mi trabajo diario es escribir y contestar correos, y cada uno de los mails que hay en mi bandeja de entrada, para mí es como una tarea por hacer. Y es una tarea prioritaria, porque muy probablemente que yo conteste o no conteste ese correo, quiere decir que provocará que la persona que lo recibe realice su parte del trabajo o no la realice, que yo tarde en contestar es doblemente malo para el proyecto que esté realizando.

Y para gestionar mi correo utilizo Airmail, no utilizo la nativa de iPhone ni de Apple, utilizo Airmail ya hace como 3 o 4 años. Airmail es una aplicación hecha por unos chicos italianos que comenzó solo en Mac y que ahora tiene versiones iPhone y esta semana han sacado la de iPad. Y me va ideal para mi sistema porque tiene una funcionalidad que ahora también está en muchos otros servicios y que tal vez conoceréis, que te permite posponer los correos. O sea, yo recibo un correo en mi bandeja de entrada, pero es una cosa que no tengo que gestionar ahora, que tal vez es un correo que tengo que contestar por la razón que sea mañana. Pues tengo una funcionalidad que me permite enviar ese correo a mañana.

[07:55] Conversación

Eso desaparece, desaparece ese correo de mi bandeja de entrada y mañana me vuelve a aparecer. puedo hacerlo así poniendo mañana, puedo poner la semana que viene puedo poner una fecha concreta y una hora concreta, etc.

Quería entrevistar al developer de Airmail se llama Leonardo Chiantini pero con el lanzamiento de la app de iPad que os decía se ve que tuvieron muchos problemas con los servidores y al final no pudimos hacer un Skype pero me respondió algunas preguntas por mail y me dijo que efectivamente le quería hacer muchas preguntas sobre esto de productividad han notado que cada vez más gente está utilizando este sistema y que van a aplicar nuevas funcionalidades al respecto, sobre todo de cosas, me decía, que han aprendido al sacar las aplicaciones de iPhone y de iPad. Y finalmente, este sistema de gestión de tareas a través del correo electrónico lo completo con dos aplicaciones que os quiero comentar, porque si no las conocéis, puede que les encontréis también una utilidad.

Una de ellas no es bien ver una aplicación, sino que es una extensión de iPhone. mail to self, o sea, el mail a ti mismo. Y lo que hace es que añade una funcionalidad al botón de compartir de iOS. O sea, por ejemplo, estás en Safari, en una web en concreto, y le das a compartir. De la misma manera que te aparece WhatsApp, mail o Telegram o lo que sea, si te instalas esta aplicación te aparece un botón que pone mail to self. Y lo que hace, solo con darle ahí, te envía esa web directamente a tu correo electrónico, solo con un clic y funciona desde cualquier parte de tu dispositivo, desde Safari, pero también desde las notas, desde las fotos, etc.

Es fantástico porque desde cualquier dispositivo y desde cualquier aplicación de mi dispositivo puedo enviarme una cosa que sé que quiero hacer en ese momento y que luego cuando llegue a Hermel yo podré gestionar, si es para ahora o si es para más adelante con el sistema que os comentaba. Y luego ya acabo Captio. Esto es otra aplicación, esto es una aplicación, no es una extensión y es tan sencilla como si fuera una aplicación de notas. Tú en el momento en que la abres aparece como una página vacía, escribes ahí y cuando le das a Send se envía esa misma nota a tu correo electrónico. Súper sencilla, súper útil, al menos en mi caso. y de hecho así fue como apunté una nueva idea de aplicación que ya estoy desarrollando que saldrá antes que la de GuideDoc que ya conocéis y que os he explicado

[10:23] Conversación

de hecho creo que en pocas semanas saldrá, que nos servirá al equipo de campo de pruebas para las próximas que queremos hacer y que ya conocéis, que va a ser gratis, que seréis vosotros si queréis los primeros en tenerla y que os lo voy a explicar todo en el próximo capítulo de No es asunto vuestro

Si queréis hacerme algún comentario de este sistema que hoy os he explicado o si queréis explicarme cuál es vuestro sistema ya lo sabéis en Twitter arroba Víctor Correal o por correo electrónico victorcorreal arroba gmail.com Los ninjas del GTD por favor, abstenedse

Gracias.

Menciones y recursos del episodio

• GTD: metodología de productividad mencionada con humor como contrapunto al sistema personal de Víctor.
• Pentágono: escenario de la historia sobre el psicólogo que pidió resumir una estrategia de productividad en 25 palabras.
• Legal pads de Cambridge: las libretas amarillas con líneas azules que Víctor utiliza para sus tareas diarias.
• Amazon: tienda en la que compraba las libretas Cambridge en paquetes de diez.
• GuideDoc: plataforma de documentales cuyos proyectos para iPhone y Apple TV aparecían en la pizarra estratégica.
• Apple: ecosistema utilizado para sincronizar el calendario y los recordatorios entre dispositivos.
• iOS, iPhone, iPad, Mac y Apple TV: dispositivos y plataformas mencionados al explicar las aplicaciones y proyectos.
• Recordatorios de Apple: aplicación utilizada para compartir tareas personales con su mujer.
• Wunderlist: aplicación de gestión de tareas empleada para el trabajo, las listas propias y las carpetas compartidas con el equipo.
• Microsoft: empresa que adquirió Wunderlist.
• Airmail: cliente de correo electrónico utilizado para convertir la bandeja de entrada en una lista de tareas y posponer mensajes.
• Leonardo Chiantini: desarrollador de Airmail que respondió por correo a las preguntas de Víctor sobre productividad.
• Skype: herramienta con la que estaba prevista la entrevista con el desarrollador de Airmail.
• Mail to Self: extensión para enviar contenido desde el menú de compartir de iOS al propio correo electrónico.
• Safari: ejemplo de aplicación desde la que Mail to Self permite enviar una página a la bandeja de entrada.
• WhatsApp y Telegram: aplicaciones citadas al explicar las opciones del menú de compartir de iOS.
• Captio: aplicación minimalista para escribir una nota y enviarla inmediatamente al correo electrónico.
• Twitter: canal mencionado para compartir comentarios sobre sistemas de productividad.