9. Organización, ¡organización!

En este episodio Víctor abre el capó de su sistema de organización personal y profesional. Seis elementos, uno biológico, dos de baja tecnología y tres tecnológicos, que sostienen toda su productividad diaria mientras saca adelante GuideDoc y el propio podcast. Sin haber leído un solo libro de GTD, y sin disculparse por ello.

Es uno de esos episodios más técnicos que prometió desde el principio: cómo organiza sus tareas, qué herramientas usa y por qué ese sistema, aparentemente simple, le funciona de verdad.

Lo que vas a escuchar

• El método mental de las dos o tres prioridades: la historia del Pentágono y cómo Víctor la aplica cada mañana sin apuntarlo en ningún lado.
• El legal pad amarillo: por qué usa siempre este tipo de libreta, cuál compra y el intento fallido de conseguir un patrocinio.
• La pizarra imantada: para los objetivos a semanas o meses vista, el mapa estratégico de GuideDoc.
• El calendario de iOS: sincronizado en todos los dispositivos para todo lo que tiene fecha y hora.
• Wunderlist: las tareas que no son del día y las que comparte con el equipo, incluido el developer.
• Airmail y el correo como sistema central de tareas: por qué el correo es el 50% de su trabajo y cómo la función de posponer correos lo cambia todo.
• Mail to Self y Captio: las dos apps que cierran el sistema y cómo una de ellas le sirvió para apuntar una nueva idea de aplicación.

El episodio Premium de esta semana

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Transcripción del episodio

[00:00:00] Introducción: un podcast de interioridades, también las técnicas

En los primeros episodios ya comenté que este era un podcast en el que tenía la intención de explicar todas las interioridades del proceso de creación de esta empresa. Eso incluye lo que he ido haciendo en los episodios anteriores: la idea, el plan empresarial y todos los pasos que voy dando durante el proceso, intentando explicarlos en directo mientras van sucediendo.

Pero también os dije que quería ir explicando cómo me organizo, las herramientas y la tecnología que utilizo. Hoy será el primero de estos episodios más técnicos, por decirlo así. Os voy a explicar cómo organizo mis tareas y cuál es mi sistema de listas de productividad. Puede que algunos de vosotros seáis ninjas o masters and commanders de sistemas GTD o alguna secta de estas. La verdad es que yo nunca he leído nada al respecto de la gestión del tiempo, así que tal vez os pongáis las manos en la cabeza de cómo lo hago. Pero bueno, a mí me sirve, a mí me funciona, y tal vez a alguno le sea de utilidad, aunque solo sea alguna parte del sistema que os voy a explicar.

Mi sistema de productividad está sustentado por seis elementos diferentes: uno biológico, dos de baja tecnología y tres tecnológicos.

[00:01:22] Elemento 1: el método mental de las prioridades del día

El primero es mental. Hay una historia que tal vez habréis oído, sobre todo si os interesa el tema de la productividad. Es de un psicólogo que contrataron en el Pentágono para que les hiciera una charla sobre organización del tiempo. Antes de comenzar, el psicólogo pidió a los asistentes que escribieran en un papel cuál era su estrategia de productividad, pero con solo 25 palabras.

Aparentemente, la mayoría de los trabajadores del Pentágono no fueron capaces de resumir su estrategia con tan poco texto. Solo una mujer le entregó al psicólogo una nota en la que ponía: «Primero hago una lista de prioridades, la primera, la segunda, la tercera, y así las que sean. Y entonces lo tacho todo del 3 hacia abajo.»

Pues eso es lo que hago yo. Cada mañana, o la noche anterior, pienso en mis dos o tres prioridades de trabajo para el día siguiente y no lo apunto en ningún lado, porque son solo dos o tres, es fácil de recordar y son las importantes. Importantes quiere decir que el día no puede acabar sin que esas tareas estén completas. Las otras me las podría saltar, pero estas no. Un ejemplo sería una reunión, la entrega de algo con vencimiento ese día o la publicación de este podcast: si me he marcado que quiero hacerlo cada lunes, esto es una de las cosas importantes del lunes.

[00:03:05] Elemento 2: el legal pad amarillo

El segundo método es un poquito más tecnológico, pero sin pasarse. Una libreta. En mi lugar de trabajo, el que sea, porque cambio a menudo de sitio (ya haré un capítulo sobre mi rutina diaria y explicaré por qué), siempre tengo a mi derecha una libreta de estas amarillas con líneas azules a las que los americanos llaman legal pads. Solo utilizo este tipo de libreta, me encantan. Y ahí escribo durante el día todas las tareas que deberían realizarse ese día.

Es una lista, lo reconozco, poco realista, y es habitual que muchas de esas tareas pasen al día siguiente. Las libretas que yo compro se llaman Cambridge y las encontraréis en packs de 10 por solo 20 euros en Amazon.

[Víctor intenta llamar a Cambridge para proponerles una promoción. No contestan. Seguimos.]

[00:03:57] Elemento 3: la pizarra imantada para la estrategia a largo plazo

El tercer método es de baja tecnología, pero es un pasito hacia adelante en los avances de la humanidad. Es una pizarra blanca imantada. Ahí es donde apunto la estrategia a largo plazo: todos aquellos objetivos por los que estoy trabajando día a día, pero que se conseguirán completar en semanas o tal vez en meses.

En un vistazo puedo ver a dónde voy. Por ejemplo, debajo de GuideDoc pone «aplicación de iPhone» o «aplicación de Apple TV». Está ordenado en una especie de líneas temporales, cronológicamente, con las cosas que se tienen que cumplir primero en primer lugar.

[00:04:29] Elemento 4: el calendario de iOS

El cuarto sistema no tiene ningún secreto: es el calendario. Este ya es tecnológico. Utilizo el de iOS, sincronizado con todos mis dispositivos, y allí apunto las tareas que tienen una fecha y una hora concreta.

[00:05:09] Elemento 5: Wunderlist para tareas compartidas y de futuro

El quinto es el software de tareas, los «to-do lists». Utilizo dos. A nivel personal utilizo Recordatorios de Apple, sincronizado con mi mujer. Y a nivel de trabajo, que es el que nos importa, utilizo Wunderlist. Es esta aplicación alemana que compró Microsoft. He pasado por un montón de apps de gestión de tareas y esta es la que de momento más me gusta, y hace tiempo que la utilizo.

En Wunderlist apunto dos tipos de tareas: las que no son del día (y por lo tanto no están en la libreta amarilla) y las tareas que comparto con alguien más del equipo. Tengo carpetas compartidas con el developer, por ejemplo, donde están los objetivos de su área de trabajo. Pero también tengo carpetas que solo veo yo, como una carpeta de documentales con los documentales que tengo que ver, ideas de actualizaciones, etc.

[00:06:36] Elemento 6: el correo electrónico como sistema central de tareas

Y mi herramienta principal de productividad y gestión de tareas es el correo electrónico. Yo diría que el 50%, tal vez más, de mi trabajo diario es escribir y contestar correos. Cada uno de los mails que hay en mi bandeja de entrada es para mí como una tarea por hacer. Y es una tarea prioritaria: que yo conteste o no conteste ese correo provoca que la persona que lo recibe realice su parte del trabajo o no la realice. Tardar en contestar es doblemente malo para el proyecto que esté en marcha.

Para gestionar mi correo utilizo Airmail, no la app nativa de iPhone ni de Apple. La utilizo desde hace tres o cuatro años. Airmail es una aplicación hecha por unos chicos italianos que comenzó solo en Mac y que ahora tiene versiones para iPhone y, esta semana, han sacado la de iPad.

Me va ideal para mi sistema porque tiene una funcionalidad que ya está también en muchos otros servicios y que tal vez conocéis: te permite posponer los correos. Yo recibo un correo en mi bandeja de entrada, pero es algo que no tengo que gestionar ahora, que tal vez tengo que contestar mañana por alguna razón. Con esta funcionalidad le doy a mañana, desaparece de mi bandeja de entrada, y mañana me vuelve a aparecer. Puedo poner mañana, la semana que viene, una fecha concreta, una hora concreta, etc.

[00:08:08] Leonardo Chiantini y el futuro de Airmail

Quería entrevistar al developer de Airmail, se llama Leonardo Chiantini, pero con el lanzamiento de la app de iPad tuvieron muchos problemas con los servidores y al final no pudimos hacer un Skype. Me respondió algunas preguntas por mail. Le hice muchas preguntas sobre productividad y me dijo que han notado que cada vez más gente está utilizando este sistema de posponer correos y que van a aplicar nuevas funcionalidades al respecto, sobre todo cosas que han aprendido al sacar las aplicaciones de iPhone y de iPad.

[00:08:54] Mail to Self: enviar cualquier cosa a tu bandeja de entrada con un clic

Finalmente, completo este sistema de gestión de tareas a través del correo con dos aplicaciones que os quiero comentar, porque si no las conocéis puede que les encontréis utilidad.

La primera no es bien una aplicación, sino una extensión de iOS: Mail to Self, el mail a ti mismo. Lo que hace es añadir una funcionalidad al botón de compartir de iOS. Por ejemplo, estás en Safari en una web concreta y le das a compartir. De la misma manera que te aparece WhatsApp, mail o Telegram, si te instalas esta extensión te aparece un botón que pone «Mail to Self». Solo con darle ahí, te envía esa web directamente a tu correo electrónico, con un clic. Funciona desde cualquier parte del dispositivo: desde Safari, pero también desde notas, fotos, etc.

Es fantástico porque desde cualquier dispositivo y desde cualquier app puedo enviarme algo que sé que quiero hacer, y cuando llegue a Airmail podré gestionar si es para ahora o para más adelante con el sistema que os comentaba.

[00:09:38] Captio: la app de nota directa al correo

Y ya acabo con Captio. Esta sí es una aplicación, no una extensión. Es tan sencilla como una app de notas: en el momento en que la abres aparece una página vacía, escribes y cuando le das a «Send» se envía esa nota a tu correo electrónico. Súper sencilla, súper útil, al menos en mi caso.

De hecho, así fue como apunté una nueva idea de aplicación que ya estoy desarrollando, que saldrá antes que la de GuideDoc. Nos servirá al equipo de campo de pruebas para las próximas que queremos hacer, va a ser gratis, y vosotros, si queréis, seréis los primeros en tenerla. Os lo explicaré todo en el próximo capítulo de No es Asunto Vuestro.

[00:10:51] Cierre: comparte tu sistema

Si queréis hacerme algún comentario sobre este sistema o si queréis explicarme cuál es el vuestro, ya lo sabéis: en Twitter arroba Víctor Correal o por correo electrónico a victorcorreal arroba gmail.com. Los ninjas del GTD, por favor, absteneos.

Menciones y recursos del episodio

• GTD (Getting Things Done): el sistema de productividad que Víctor reconoce no haber leído nunca.
• Legal pads Cambridge: las libretas amarillas de Víctor, disponibles en packs de 10 en Amazon.
• GuideDoc: el proyecto principal de Víctor, mencionado como ejemplo en la pizarra estratégica.
• Wunderlist: aplicación alemana de gestión de tareas comprada por Microsoft (actualmente reemplazada por Microsoft To Do).
• Recordatorios de Apple: usado a nivel personal y sincronizado con su mujer.
• Airmail: cliente de correo electrónico para Mac, iPhone e iPad, desarrollado por italianos. airmailapp.com
• Leonardo Chiantini: developer de Airmail, entrevistado por mail.
• Mail to Self: extensión de iOS para enviarse webs y contenidos directamente al correo con un clic.
• Captio: app de notas que envía directamente al correo electrónico.
• Víctor Correal: arroba victorCorreal en Twitter y victorcorreal arroba gmail.com