Mi sistema de externalización de memoria

En este episodio te cuento cómo funciona mi sistema de externalización de memoria: qué mando al correo, qué guardo en Recordatorios, cómo organizo la semana con Google Tasks y por qué apenas utilizo el calendario.

La pregunta interesante es cuánto durará este sistema tal como existe hoy. Los agentes de inteligencia artificial pueden acabar actuando como una secretaría personal capaz de recordar, ordenar y controlar muchas de estas tareas.

Lo que vas a escuchar

• Externalización de memoria: las herramientas y los hábitos que utilizo para no depender de mi cabeza.
• Gmail como centro de operaciones: por qué todo lo que permanece en mi bandeja de entrada acaba haciéndose.
• La función de posponer correos: cómo hago reaparecer una tarea dentro de unas horas, una semana o incluso varios meses.
• Atajos del iPhone: el sistema que utilizo para enviarme correos o crear recordatorios en cuestión de segundos.
• Listas de contenidos y asuntos personales: cómo separo ideas para NordicWire, No es Asunto Vuestro, Barra Inversa y otros ámbitos de mi vida.
• Google Tasks y las rutinas semanales: la herramienta que me recuerda qué toca hacer cada día para cada proyecto.
• Una pantalla de tinta electrónica: cómo mantengo siempre visibles las tareas del día tanto en casa como en el despacho.
• El calendario como herramienta secundaria: por qué solo lo utilizo para viajes, reuniones, entrevistas y episodios programados.
• El futuro con agentes de IA: qué partes de este sistema podrían quedar pronto en manos de una secretaría digital.

El episodio Premium de esta semana con Albert Balada

Albert Balada vuelve al podcast unos tres años después de una conversación que nos dejó a todos con la cabeza dando vueltas. En el episodio Premium hablamos de:

• La evolución de su side project, nacido originalmente a partir de un encargo para un cliente.
• El recorrido de un proyecto que estuvo casi tres años parado antes de convertirse en un negocio de cinco cifras mensuales.
• El crecimiento alcanzado desde su anterior visita, cuando el proyecto ya superaba aproximadamente el millón de visitas mensuales.
• Las decisiones empresariales de estos últimos años y cómo ha cambiado el negocio desde aquella primera conversación.
• El papel actual de los agentes y la inteligencia artificial en su trabajo, sus proyectos y sus próximos pasos.

Transcripción del episodio

Sistemas de externalización de memoria

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[00:06] conversaciones en Donosti

No es asunto vuestro.

Este fin de semana he estado en Donosti y hemos ido con una pareja y uno de ellos es developer. Y como supongo que ya todo el mundo hoy en día, sobre todo si es de este sector, pues hemos estado hablando infinito de inteligencia artificial y de agentes, etc. Me ha estado explicando él cómo tiene todos los sistemas y cómo está usando Cloud para trabajar. Me ha hecho pensar alguna de estas conversaciones bañadas, evidentemente, de un montón de cerveza y un montón de pinchos. He comido increíblemente, engordado como tres kilos.

Bueno, pues una de las cosas que pensaba es, hostia, algo que creo que los agentes puede que cambien, al menos en mi caso, yo creo que en el caso de muchos, es nuestra manera en cómo organizamos nuestros sistemas de externalización de memoria. O sea, todas aquellas herramientas y todos aquellos hábitos que tenemos nosotros para no tener que depender de nuestra memoria, para una lista de tareas, por ejemplo, a esto me estoy refiriendo.

[01:06] El plan: compartir el sistema actual

Entonces yo hoy, aún cuando los agentes aún no han entrado en esta parte de mi vida, quiero explicaros todo mi sistema que uso actualmente de externalización de memoria para ver cómo cambian en los próximos meses. Porque estoy seguro que esto es lo típico que yo dejaría en manos de un agente, si funciona bien evidentemente, para que me lleve el control, para que sea mi secretario, secretaria en este aspecto de mi vida.

Ahora cómo lo tengo y así vemos luego los cambios que seguramente los agentes, además, puede que simplemente con el hecho de compartir cómo lo tengo ahora y teniendo en mente en la recámara este futuro inmediato de los agentes, ya se nos vayan ocurriendo cosas de cómo automatizarlo. Y a lo mejor vosotros ya lo tenéis todo montado y me podéis decir en los comentarios de Spotify o en Telegram o en donde sea cómo tenéis montado vuestro sistema.

[01:45] Email como sistema central

Yo en este aspecto siempre he sido un tío de email para organizarme. O sea, soy de los que aún se envía correos a sí mismo para acordarse de según qué cosas. Cosas muy concretas. O sea, ya sé muy bien qué es lo que tengo que enviarme al email. Aquí la regla básica es que lo que está en mi bandeja de entrada se hace seguro. Entonces, eso no falla nunca. Por tanto, hay algunas tareas que me las envío ahí. Ahora os diré cómo.

Yo uso Gmail con el email, herramientas que casan muy bien con esto que estoy diciendo. Por ejemplo, muchas veces para acordarme de algo que tengo que hacer en un momento concreto, utilizo la opción de snooze, de reprogramar el envío de emails. Y entonces a lo mejor algo me lo envío a la semana que viene y entonces eso vuelve a aparecer en mi inbox y me va espectacular para recordar cosas.

Además, yo soy un tío que cuando no tengo una tarea muy concreta ese día, de que tengo que hacer algo de hablar con un developer o

que tengo que editar un vídeo, que tengo que grabar un podcast, etcétera.

Yo soy un tío que va haciendo las tareas a medida que las tiene en el inbox. O sea, si pone una cosa que es algo familiar, del rollo, y son las diez y media de la mañana, del rollo "llamar al médico para el hijo tal", al hijo número uno o al hijo número dos, lo hago en ese momento. O sea, me da igual. Yo hago las cosas, evidentemente, si es salir del despacho y volver, no.

Hasta ahí no, pero sí que voy haciendo tareas por orden de inbox. Entonces dentro de Gmail tengo la opción de snooze y puedo enviar una cosa a donde sea, o al cabo de unas horas, o por la tarde, o al cabo de un mes, o una fecha concreta, el febrero del año 2027, y se me da perfecto.

[03:42] Shortcuts de iPhone y recordatorios

Y luego otra herramienta que utilizo mucho es un shortcut de iPhone en este caso,

que es como un widget en el que deslizo mi iPhone hacia la izquierda, ahí tengo el campo, apreto, escribo lo que sea y eso lo recibo en mi correo al instante. Eso me va fantástico para acordarme de según qué cosas.

Tengo ese mismo shortcut para crear un recordatorio y no un email, que también lo uso. ¿Para qué uso recordatorios?

Pues bueno, tengo ahí algunas listas y sobre todo lo que es menos personal y más de trabajo,

lo que uso en recordatorios es cuando yo leo algún artículo que sé que puede ser contenido para alguno de mis proyectos, para NordicWire, para No es Asunto Vuestro, para Barra Inversa, etc. Yo, por ejemplo, estoy en mi app para leer feeds, para leer blogs, en Feedly, y entonces estoy leyendo algo que sé que eso es carne, carnaza de Barra Inversa, por ejemplo, pues yo desde ahí, pum, ya lo envío a recordatorios. Y por lo tanto, en reminders, en recordatorios, tengo listas de NordicWire, de No es Asunto Vuestro, de Barra Inversa, pero también cosas, por ejemplo, del Baramburg, etc. Y luego ya cosas personales. Todo lo personal lo tengo ahí, del rollo cosas que quiero hacer a nivel de salud, cosas que quiero hacer en la casa de la playa, cosas que quiero hacer en Sant Cugat, regalos que quiero comprar a mis hijos. Bueno, cosas de estas.

[05:08] Google Tasks y la semana estructurada

Luego, la herramienta o el sistema de externalización de memoria que considero más importante después del correo es para mí Google Tasks. Yo Google Tasks lo tengo montado porque mi semana siempre es muy similar. O sea, yo sé que los lunes los destino a algo en concreto, sé que los martes los destino a algo en concreto, sé que los miércoles a otra cosa. Esto en general, luego puede pasar cualquier cosa. Pero en general me divido así la semana. Entonces yo tengo creados unos Google Tasks que ahora os voy a dar algunos ejemplos para que os hagáis una idea de a qué me refiero.

Yo, por ejemplo, los martes, que es hoy el día que generalmente dedico a crear contenidos para No es Asunto Vuestro, pues por ejemplo me aparece mágicamente en Google Tasks una tarea que es "abierto No es Asunto Vuestro", que quiere decir que tengo que grabar este episodio que estoy haciendo ahora. El Insta de No es Asunto Vuestro quiere decir que tengo que hacer un vídeo para Instagram de No es Asunto Vuestro. Esto me aparece mágicamente los martes.

Entonces yo tengo esto abierto todo el rato porque lo tengo en una pantalla de tinta electrónica en terminal, en el escritorio, tanto en el de casa como el del despacho, y además lo tengo en el iPhone y además lo tengo en la parte derecha de Gmail. Entonces yo ahí siempre tengo muy claro las tareas que tengo que hacer ese día. Cuando yo publico ya el episodio, le marco como que ya lo he hecho y mágicamente esto desaparece toda la semana y mágicamente me vuelve a aparecer el martes de la semana que viene. Y de esta manera también me pasa igual con muchas tareas que tengo que hacer semanalmente en GuideDoc, que tengo que hacer semanalmente en NordicWire, que tengo que hacer semanalmente en Barra Inversa, etc.

Esto para mí, no hace mucho que tengo este sistema, pero lo he montado así hace pocos meses y me va perfecto, es una manera genial de recordar tareas repetitivas semanalmente, que evidentemente se puede hacer que te aparezca cada día o que te aparezca cada mes, etc.

[07:06] El calendario: uso mínimo

Y luego finalmente hay el calendario, que curiosamente es la herramienta que seguramente menos uso para estas cosas. En el calendario, a nivel de trabajo, solo me apunto cosas muy concretas: por ejemplo, si tengo una charla con alguien que viene al podcast de No es Asunto Vuestro, si tengo una reunión fuera o tengo un meeting, que esto pasa poquísimo, ya os lo digo, cuatro veces al año. Y luego sí que es verdad que, por ejemplo, en NordicWire lo utilizamos para organizarnos y para marcar los episodios que van cada semana. Nosotros trabajamos en NordicWire con un buffer muy grande de episodios porque uno de los dos se va de parranda todo el puto día.

Y entonces, por ejemplo, lo que estoy viendo ahora en mi calendario de marzo es viajes, básicamente, uno, dos, tres viajes, y luego los episodios en negro de NordicWire que los tenemos programados ya hasta de aquí dos o tres meses.

[08:02] Cierre y avance de la parte premium

Y ya está, esta es la manera en cómo me organizo. Os animo a que comentéis por donde queráis, en Spotify o donde queráis, cuál es vuestro sistema y cómo creéis que los agentes nos van a cambiar nuestros sistemas de externalización de memoria a partir de ahora,

porque yo creo que ahí van a tener bastante trabajo.

Y esta semana, en la parte premium de No es Asunto Vuestro, también seguro vamos a acabar hablando de agentes e inteligencia artificial con nuestro invitado, pero sobre todo vamos a hablar… Por cierto, es Albert Balada, que es suscriptor de No es Asunto Vuestro, y hace como tres años, diría, se pasó por el podcast y a todos nos explotó la cabeza con su historia.

Nos contó que, con su side project, que era un proyecto que había nacido de un encargo para un cliente, que estuvo casi 3 años muerto en internet y que acabó convirtiéndose en un negocio de 5 cifras mensuales, con yo qué sé, más de un millón de visitas al mes o algo así. Han pasado 3 años y creo que las cosas han ido a muchísimo más. Tengo muchísimas ganas de hablar con Albert y si queréis escuchar la entrevista, pues solo tenéis que entrar en noesasuntovuestro.com. Nos oímos la semana que viene. Chao.

Menciones y recursos del episodio

• Albert Balada: suscriptor e invitado del episodio Premium de esta semana, que vuelve al podcast para explicar la evolución de su negocio.
• Claude: asistente de inteligencia artificial utilizado para trabajar con agentes y organizar procesos.
• Gmail: herramienta central del sistema, utilizada como bandeja de tareas y para posponer recordatorios hasta una fecha concreta.
• Google Tasks: sistema para gestionar tareas recurrentes y estructurar las rutinas de cada día de la semana.
• Atajos del iPhone: automatizaciones para enviarse un correo o crear rápidamente un recordatorio.
• Recordatorios de Apple: aplicación donde se guardan ideas de contenido, asuntos personales, compras y tareas relacionadas con distintos proyectos.
• Feedly: lector de feeds y blogs desde el que se envían artículos a las listas de contenidos.
• NordicWire: proyecto cuyos episodios se organizan y programan con varios meses de antelación.
• No es Asunto Vuestro: podcast y proyecto para el que se organizan episodios, vídeos y futuras ideas de contenido.
• Barra Inversa: proyecto para el que se recopilan artículos e ideas desde Feedly.
• GuideDoc: plataforma de documentales con tareas semanales integradas en Google Tasks.
• Spotify: plataforma donde puedes dejar comentarios y compartir tu propio sistema de organización.
• Telegram: otro de los canales mencionados para conversar sobre herramientas, agentes y productividad.