Cómo controlar la economía de un negocio

En este episodio Miguel Antúnez explica cómo controlar la economía de un negocio sin perderse entre balances, informes interminables y conceptos contables. El punto de partida es sencillo: conocer los ingresos, ordenar los gastos y calcular el resultado real.

También veremos por qué mirar solamente la facturación o el saldo del banco puede llevarnos a tomar malas decisiones, especialmente cuando mezclamos las finanzas personales con las del negocio.

Lo que vas a escuchar

• La estructura básica de una cuenta de resultados: ingresos, gastos y beneficio explicados sin complicaciones contables.
• Cómo organizar los ingresos: por qué conviene separar la facturación total en dos o tres grandes líneas de negocio.
• Los tres tipos principales de gastos: gastos directos, gastos de personal y gastos indirectos.
• El salario del emprendedor: por qué tu trabajo debe aparecer como un coste para conocer la rentabilidad real del negocio.
• La importancia de categorizar los gastos: cómo evitar una lista infinita y construir un informe que pueda entenderse de un vistazo.
• El beneficio sobre las ventas: por qué un porcentaje aporta más información que una cifra aislada.
• Objetivos y comparativas: cómo medir cada periodo frente al mismo mes del año anterior y frente a lo presupuestado.
• La revisión periódica de los datos: qué conviene comprobar semanalmente y qué análisis debe hacerse cada mes.
• Datos que conducen a decisiones: cómo evitar convertirse en un simple coleccionista de métricas.

El episodio Premium de esta semana con Miguel Antúnez

Miguel Antúnez profundiza en la gestión económica de los negocios y en las herramientas necesarias para entender qué está ocurriendo de verdad con el dinero. Entre otros temas, hablamos de:

• El control financiero para autónomos y pequeñas empresas, incluso cuando no existe la figura de un director financiero.
• La separación entre las finanzas personales y empresariales y los errores que aparecen cuando se mezclan.
• La automatización de informes con Excel para ordenar la facturación y clasificar los gastos.
• Los ratios económicos que permiten detectar problemas antes de que sean visibles en el saldo bancario.
• Las previsiones, la tesorería y el análisis de clientes como siguientes capas del control económico.

Transcripción del episodio

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Muy buenas, ¿qué tal? ¿Cómo estáis al otro lado? Pues sí, parece que soy yo el que estrena esta sección de los asuntos de los suscriptores, muy contento por ello, gracias Víctor por la oportunidad. He tenido ciertas tentaciones de ponerme a buscar bandas sonoras y músicas de primer nivel para ponerle, como dice Víctor, musiquitas y esas historias, pero no voy a hacer la competencia, al menos de momento. Bueno, en primer lugar me presento, soy Miguel Antúnez, algunos quizá me podáis reconocer o bien porque me conocéis, también un poco por el tema del grupo de Slack o porque hace unas semanas pues Víctor me entrevistó también y tenéis por ahí la entrevista, que si no la habéis escuchado, no ahora, pero al finalizar este episodio iros corriendo a escucharla, que seguro que me conocéis un poco más y yo

creo que tratamos cosas interesantes. Hoy vamos a hablar sobre cómo controlar a nivel económico un negocio. Además tengo el reto, como dijo Víctor, entre 10-20 minutos. Voy a tratar ni quedarme corto ni quedarme largo y ver un poco cómo puedo condensar en este tiempo pues cómo controlar a nivel económico un negocio. Nos vamos a centrar estrictamente en la cuenta de resultados. No vamos a hacer detalles en función del sector, del negocio y de otro tipo de analíticas, sino simplemente en la cuenta de resultados, porque por básico que parezca, todo el mundo en todo negocio, en toda empresa, sea autónomo, emprendedor, una mediana, una gran empresa, pues tenemos ingresos, gastos y resultados. Los vamos a ir desgranando, pero ojo, si me gustaría dar la primera impresión, sobre todo cuando tenemos un negocio a nivel de autónomo, emprendedor, una pequeña empresa, en la cual no

tenemos recursos suficientes para tener una persona como una figura director financiero o control financiero, es decir, alguien que se dedique estrictamente a analizar la parte económica, a tomar decisiones sobre ellas, a optimizarla, a ver los resultados y que cuando no es así, pues todo el mundo más o menos en la cabeza tiene los datos de los ingresos, de la faturación, porque es el dato que manejamos. La parte de los gastos es una nebulosa tremenda. Si encima eres una figura entre comillas autónomo, emprendedor, pues es fácil que sobre todo al principio puedan mezclar temas de finanzas personales con finanzas corporativas y cuando hablamos ya de resultados, pues todavía es más turbio, porque si al final no tienes claro los gastos, pues se puede complicar. En esa

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figura de autónomo, emprendedor, es fácil verlo y es fácil incluso entenderlo, pero sinceramente y la realidad es que en muchísimas empresas, en pequeñas empresas y en medianas empresas, no se suele tener claro todavía o por lo menos el dato no es correcto, porque la parte sobre todo a nivel de control del gasto no es todo correcto. Vamos a ir desgranando poco a poco. Tener claro, es decir, que al final en una cuenta de resultados es muy fácil esta parte de explicarla, simplemente vamos a hablar sobre ingresos, sobre gastos y resultados y una cuenta de explotación no deja de ser otra cosa que una suma y una resta. No me voy a poner formal, ni me voy a poner la corbata, ni hablar un poco de temas de balances, de situación, de activos y pasivos, no. Tan sencillo

como esto. A partir de ahí hablaremos. Vamos a ir desgranando un poco cada parte y luego veremos también un poco cómo analizarla, qué métricas y qué comparativas y qué análisis hay que realizar con ella. Entonces vamos por la parte fácil, la parte de los ingresos. La cifra que todo el mundo, como decía, tenemos más o menos en la cabeza, porque normalmente, pues oye, es la cifra más llamativa, la que queremos saber un poco, la facturación, las ventas y la que si, como decía, estamos en un negocio a nivel autónomo, emprendedor, pues oye, somos nosotros los que, y me pongo yo mismo como caso, emitimos las facturas y por lo tanto sabemos, somos plenamente conscientes del volumen de facturación. Cuando la cosa se dilata un poco, pues a lo mejor no eres la persona, en este caso tú

como dueño de tu negocio, en la que emites las facturas, pero siempre tienes que tener el dato lógicamente consolidado de alguna forma y saber el volumen de facturación. Estoy hablando de una parte, digamos, un poco más objetiva. Total, es importante en una cuenta resultados no solamente tener ese dato, sino tener un desglose rápido de dos o tres líneas de las principales líneas de negocios. No es cuestión, imaginaros que tenemos un e-commerce y tenemos 20 productos a la venta, pues tener una línea dentro de una cuenta resultados de qué facturamos o cuáles son las ventas de cada uno de los productos. Ojo, eso será un informe aparte, de acuerdo a un informe, digamos, que podríamos decirlo, no en un secundario, ni mucho menos, es igual de importante, pero no podemos meter, digamos, dentro una cuenta resultados el análisis 100%

detallado por cada línea, porque al final sufriremos, pues, la famosa parálisis por

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análisis o no será eficiente. Entonces, sí que podremos aglutinarlo, yo cuento mi caso, por ejemplo, es decir, podríamos tener, pues oye, el volumen de facturación total, que dependerá, pues en mi caso, de la parte de formación, de la parte de consultoría, de la parte que puedo hacer, oye, de infoproductos, ese tipo de cosas. Dos, tres líneas, cada uno de sus datos de facturación y lo tenemos. No voy a meter aquí cómo podemos tener esos datos de forma automatizada, si enlazaremos un poco cómo lo podríamos hacer, pero aquí nos queda, claro, la parte principal, el primer eje, la parte ingresos, volumen total de facturación y que podamos tener un desglose de dos, tres líneas principales aglutinando un poco por línea de negocio. Entramos en la parte de los gastos, ¿de acuerdo? Aquí entramos en la parte de una nebulosa tremenda en la que tenemos que ser capaces de diferenciar

tres tipos de gastos principales. Quizás esta sea la parte esencial dentro de lo que os voy a hablar de la cuenta de resultados, no de la parte de vista, digamos, de analítica, pero tenemos que saber diferenciar entre gastos directos, que principalmente suelen ser las compras, entre gastos de personal, es decir, los salarios y todos aquellos gastos que sean asociados a los salarios, y los gastos indirectos, que aquí desglosaremos un poquito, pues entre los gastos que podamos tener externalizados, suministros, alquileres y demás. Ojo, esta parte es importantísima y yo creo que el principal éxito de tener fiel, digamos, una cuenta de resultados y saber lo que gano, lo que dejo de ganar o lo que gasto y el resultado es en tener el control del gasto. No desde el punto de vista de optimización del negocio, que también, sin duda alguna, es decir, no todo va

relacionado a nivel de optimizar un negocio de facturar más, sino también, pero controlar el gasto, saber qué gastamos, qué no y si tenemos que aplicar alguna política de restricción o de optimización o sin liar, ¿de acuerdo? Entonces, explicándolo muy fácil, es decir, los gastos directos normalmente suelen ser las compras, porque son los gastos que son, digamos, esenciales para poder desarrollar tu servicio. Un ejemplo muy fácil, que siempre suelo poner como tal, como ejemplo, si tenemos un restaurante, pues las compras de materia prima, de comida y bebida, para poder transformar y elaborar menús o servir diferentes bebidas, son los gastos directos de ese negocio. No quiere decir que el resto de

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gastos no sean necesarios, son necesarios, pero esos son gastos necesarios, esenciales o, digamos, de primera necesidad para poder, en este caso, prestar vuestros servicios, ¿de acuerdo? Luego, la parte de gasto de personal, esto es muy importante tenerlo separado y ahora luego veréis en la parte analítica por qué. Oye, pues tanto la parte que tengas de gente a nivel de recursos, como la tuya propia. Imaginamos una situación, un caso autónomo, ¿cuántas veces me he encontrado cuando digo, oye, ¿cuál es la rentabilidad de tu negocio o qué es lo que ganas tú? Y dices, bueno, pues lo que gano menos lo que gasto, el resto para mí. No, el resto, y además, es así, el resto para mí. No, para mí no. Ni para mí, ni para mí. Es decir, la parte de gastos salariales es fundamental que tú, como si estás en el caso que es un

autónomo, un emprendedor, que no tienes quizás una estructura de recursos, tú metas, incorpores tus datos como un impacto a nivel de salario dentro del negocio. Porque si no, al final, no tendrás realmente si tu negocio sale a cuenta o no. Es decir, ¿qué estimas ganar? Eso también dependerá de tus finanzas personales. Tendrás que tener, en ese caso, medido un poco cuál es la necesidad que tienes a nivel de salarial para poder, lógicamente, vivir. Vivir en base a lo que consideres, ¿de acuerdo? Y en base a ello, pues, imputarlo como parte de gasto de tu negocio. Entonces, ya tenemos dos. Los gastos directos, que suelen ser las compras, los gastos de personal, y luego los gastos indirectos, que son los gastos que no son, como digo, directamente necesarios para la prestación de servicio, pero que sí son, lógicamente, necesarios para el buen funcionamiento del negocio. Aquí

hablamos de gastos externalizados, como la gestión de una gestoría, la parte de suministros, agua, luz, si tienes un local, internet, la parte de alquileres, si tienes un local, ese tipo de gastos, gastos de publicidad, que, como digo, y como veis, los estoy acotando, no vale con tener una línea de gastos indirectos, sino que sepamos o seamos capaces de poder categorizar esos gastos. Aquí es donde va, donde va a estar el principal factor, ¿de acuerdo? Porque si tenemos y nos ponemos a la situación un listado de facturas y un listado de gastos, pues el listado de facturas, si al final no tengo diferentes líneas de negocios, pues estupendo, aunque sea con la cuenta de la vieja, me puedo sacar, digamos, por mes cuál es el volumen de facturación. Ojo, que no será el caso y será lo suyo, será

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optimizarlo a nivel de automatización, es decir, automatizarlo a través de, oye, de alguna forma a través de Excel, me pongo directamente, sabéis que son muy frikis de Excel los que me podáis seguir o conocer, pues simplemente con un par de funciones o una tabla dinámica podemos sacar el volumen de facturación por mes, ¿no? Pero la parte de los gastos, antes de poder establecerlo, o bien trabajamos con un sistema de facturación en la cual le metemos la categoría o bien dentro del propio Excel, pues lo categorizamos, ¿de acuerdo? Y somos capaces, en este caso, decir, oye, cada uno de los tipos de gastos, si se corresponde a gastos directos, si se corresponde a gasto de personal o si se corresponde a gasto indirecto, poderle meter esa categoría 16, un gasto externalizado, suministros, alquileres. Ojo, no es cuestión de tener una lista infinita, dependiendo del

negocio, pues te valdrán seis subcategorías para los gastos directos o siete o diez, pero no tener una lista infinita. Lo ideal es que la cuenta de resultado la podamos visualizar en una pantalla, no tengamos que hacer, independiendo, digamos, en qué herramienta lo estemos viendo, tengamos que hacer scroll para abajo, ¿de acuerdo? Aquí ya podremos analizar, súper importante, y lo veremos ahora después cuando lo toquemos la parte económica, ya podemos analizar por ratios, por porcentajes, por volúmenes. Y el ejemplo muy claro es decir, no es lo mismo decir, oye, en mi negocio yo he tenido 2.000, 3.000 euros de gastos, en este caso de personal, que te podrán parecer más o menos, si lo comparas con meses anteriores o, de alguna forma, meses posteriores, pues oye, podrás valorar a nivel de objetivos, que luego también hablaremos sobre ellos. Oye, pues me

parece más o menos, pero al final no dejas una impresión. El importe, digamos, neto, total, el volumen. Pero si yo te hablo de que tengo el 50% o el 80% de mi gasto, o mi gasto de personal es el 80%, perdón, de mis ingresos, al final aquí, pues oye, seguramente a todos nos saltarán las alas porque podremos decir, oye, pues este negocio no va bien o aquí hay que reducir. En cambio, si te digo que el 20% de mis ingresos es el gasto de personal, pues parece que puede ser que esté saneado. Entonces, es muy importante, no solamente, como digo, categorizarlo, sino en la parte de analítica, que trataremos después ver un poco el tema de los ratios, ¿vale? Es decir, de analizar con porcentajes. Venga, y luego ya simplemente a analizar la parte del resultado. Ya tenemos

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ingresos, ya tenemos gastos y, por lo tanto, ya puedo sacar cuál es el resultado de mi negocio. El resultado no deja de ser una suma y una recta y, por lo tanto, saber en importenetos cuál es el beneficio, el beneficio en este caso de la empresa, teniendo en cuenta que hemos metido todos los gastos imputables al negocio y que eso es beneficio, daría para otro podcast hablar sobre qué podríamos hacer o no con ese resultado, qué se podría hacer en este caso, y que también lo podamos, con una división muy sencilla, ese resultado entre los ingresos, saber cuál es de las ventas, de la facturación que tenemos, qué porcentaje nos queda como beneficio. Porque, como digo, igualmente 2.000 euros o 5.000 euros nos parece mucho o poco, pero en cambio, si te digo que tengo un

beneficio de un 2% o de un 30% sobre las ventas, la cosa cambia mucho. Entonces, ese es el esquema principal de una cuenta de resultados. Ingresos, analizándolo a nivel total, con dos o tres líneas, gastos, teniendo en cuenta que tenemos gastos directos, que son las compras, gastos de personal, salarios, todas las imputaciones de salarios, incluyendo seguridad social, y los gastos indirectos que podamos, a su vez, subcategorizar por gastos externalizados, suministros, alquileres, y con eso tendríamos una cuenta de resultado simple, pero, como digo, homogénea y, sobre todo, optimizada para saber cuál es el resultado. Otros temas a tener en cuenta, vinculados un poco a cómo vamos a analizar o a tener en cuenta meter dentro una cuenta de resultados. El fundamental establecerse objetivos económicos, porque vamos a hablar un poco de tener comparativas. La parte de analítica va mucho de no solamente ir analizando mes

a mes qué pasa con meses anteriores, sino fundamental, porque a todos los negocios le afecta la estacionalidad, ¿de acuerdo? Es decir, el tener puntas o valles en la parte, digamos, del negocio a nivel de funcionamiento general, pues es importante establecernos objetivos económicos para poder compararnos con dos acciones fundamentalmente, con el mismo mes del año anterior y, lógicamente, con el mes que teníamos a nivel de objetivos, ¿de acuerdo? Es decir, si yo estamos ahora en noviembre o a punto de entrar en noviembre, si resulta que cierra noviembre, me debería de comparar con noviembre del año anterior y con lo que había definido en mis objetivos a nivel de noviembre, ¿vale? Es decir, para saber si he cumplido objetivos o no, o si todavía no, en este caso, no los he desarrollado, saber

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qué objetivos tengo que cumplir y, por lo tanto, me permita acción sobre ello o tomar acción sobre ello y, en la parte del año anterior, pues, lógicamente, saber si el negocio fluye o no. ¿Qué hay que llevar? ¿Una evolución a lo largo del año? Indudablemente, pero no es comparable. Imaginaros que estáis en un negocio en el que octubre es mes punta y septiembre viene y ya es una caída, es un mes valle, es normal. No es comparable un mes con otro para tomar decisiones, para ver si mi negocio va mejor o peor, pero sí es comparable el mismo mes del año anterior para saber, a nivel de las mismas condiciones, si el negocio va mejor o peor. Por lo tanto, analizar con comparativas, comparativas del año anterior y comparativas a nivel de objetivos, ¿de acuerdo? Analizar datos

acumulados, muy importante, no vale solamente con analizar el dato hasta el mes, hasta octubre, sino de enero, octubre, que ha pasado, voy también en relación a mis objetivos, voy también más o menos, digamos, en comparación al acumulado del año anterior. Entonces, siempre hay que mantener esas dos comparativas del año anterior y los objetivos y también a nivel de datos acumulados, porque un mes, un mes más, lo podemos tener, se puede justificar porque hayamos tenido un exceso de gasto, ojo, que tuviéramos planteado o no, o simplemente ha habido un mes malo por el motivo que sea, pero a nivel de acumulado vemos las tendencias en la situación que estamos, sobre todo para establecer sistemas de alarmas. Entonces, es muy importante analizar periódicamente los datos. Yo diría que mínimo una vez al mes, sentaros una mañana a analizar los datos de vuestro

negocio, de vuestra empresa, sea un negocio a nivel, digamos, unipersonal, como vosotros, únicamente como emprendedores o autónomos, o un negocio en el que tengáis recursos, escalas, contratados y demás. Al final, la mínima esencia que podemos dedicarle a analizar los datos es una vez al mes. Periódicamente, yo diría que, semanalmente, por lo menos echar un vistazo a los principales indicadores, a los principales KPIs de vuestro negocio, ser capaces de detectar cuáles son las principales palancas de vuestro negocio, es decir, que al final estamos hablando sobre ingresos, gastos, resultados, es esencial, pero qué mueve a que eso se vaya para arriba o se vaya para abajo. Por lo tanto, analizar esos datos y tomar decisiones, ser consciente que con los datos que tenemos, tenemos que tomar decisiones, qué hacemos con ellos, tomar nota de las decisiones que tomamos en base a qué lectura de los datos y, por

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lo tanto, qué va a pasar después, para saber si esa decisión ha sido correcta o no y no replicarla erróneamente en el futuro, pero tomar decisiones. Si no, no nos vale de nada lo anterior, nos convertiremos en coleccionistas de datos, pero no seremos capaces de tomar decisiones, ¿de acuerdo? Y no vale, no vale en ningún momento pensar que con tener una gestoría ya está todo hecho. Yo sé que aquí la gran mayoría, seguramente, pues esto pensará que es algo obvio, pero me encuentro muchas ocasiones que cuando digo, oye, ¿cómo analizas tu parte económica? Pues bueno, yo sé, y esto son, no me lo llevo al extremo, respuestas tipo ¿qué podría tener? Yo sé más o menos lo que facturo y como tengo una gestoría, pues esto funciona. Pues no, yo sé más o menos lo que facturo y miro el banco. Si hay

dinero, pues tiro para adelante y luego vienen graves problemas. Cuando las cosas van bien, van bien, pero además, ahora estamos en una situación económica, todo el mundo sabemos que se vienen, digamos, momentos apretados. Así que debemos ser el dueño de nuestros datos, debemos ser el dueño de nuestros datos, tener acceso ellos en todos momentos, que estos datos sean, como digo, correctos, que al final sean los que son. No manipulemos ni tengamos previsiones que no sean las correctas y sobre todo tener una analítica sencilla. Tener ingresos, gastos, resultados y tener una analítica sencilla de ver qué ha pasado un dato respecto al año anterior, respecto de objetivos, analizar esos ratios, esos porcentajes, recordadlo, es muy interesante, ¿de acuerdo? A partir de aquí podríamos hablar en otros análisis, tema de tesorería o de cash flow, fundamental para vincular a una cuenta de

resultados. Ya no me da tiempo a comentarlo, digamos, un poco más profundo porque sería, daría para otro asunto. El tener un informe de ventas desglosado, la parte de ventas es fundamental. Aquí en la cuenta de resultados solamente explotamos el dato total, pero sería interesante explotar esas dos o tres líneas y ver un poco cuál es el desglose e igualmente analizar tendencias, no solamente por meses y comparativas, sino decir, oye, si resulta que tengo una tienda online, ¿qué día de la semana tengo más ventas? ¿Para qué? Para poder tomar decisiones sobre ello y decir, oye, aquí puedo, el día de la semana es el día más flojo, aquí puedo hacer alguna promoción o no. Seguramente que será un dato que, si está en esa situación, no habrás visto, no habrás tenido en cuenta. Simplemente analizarás datos por meses, datos por día, digamos, en este

caso del mes o similar, ¿de acuerdo? Tener una cartera de clientes también será muy

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interesante, sobre todo si trabajamos a nivel de servicios, poder explotarla, poder hablar de ratios de clientes retenidos, clientes nuevos, el meter lo que estrictamente se llama como un forecast, que no deja ser la previsión de los próximos meses, pero en un periodo más cercano. No hablamos de objetivos anuales, sino de la previsión de mes a mes, de qué esperamos tener el mes siguiente y, por lo tanto, son herramientas que me permiten actuar con mis datos y tomar decisiones en base a ello. Pero por encima de todo lo que quiero que nos quedemos en este episodio, en este podcast, en este primer asunto, de no es asunto vuestro, de los suscriptores, simplemente que en una cuenta de resultados tenemos que tener ingresos, gastos en resultado, poder analizar con ratios para analizar porcentajes, volúmenes y que en las comparativas, muy

importante, compararse con los objetivos que podamos establecer, por ello la importancia de hacerlo correctamente y tener comparativas con mismos periodos anteriores para poder analizar. Analizar y tomar decisiones. No tengamos miedo a tomar decisiones, a posiblemente lógicamente equivocarnos, pero si nos equivocamos, saber por qué nos hemos equivocado, perdón, para que no se pueda establecer o no se pueda repetir. Nada más, que no me quiero enrollar demasiado, espero que vaya todo bien al otro lado. Cualquier dudilla, pues directamente nos escuchamos, nos leemos por el grupo de Slack. Será un placer, pues me podéis dar feedback y cualquier pregunta, estaré encantado de poder ayudaros. Gracias de nuevo Víctor por la oportunidad y nada, nos leemos y nos escuchamos por nuestro asunto vuestro. Un abrazo.

Menciones y recursos del episodio

• Miguel Antúnez: especialista en análisis financiero, control económico y uso de datos para empresas y emprendedores.
• Cuenta de resultados: informe que reúne los ingresos, los gastos y el beneficio o pérdida de un negocio durante un periodo determinado.
• Ingresos y facturación: volumen total de ventas, organizado por las principales líneas de negocio para facilitar su análisis.
• Gastos directos: costes imprescindibles para producir un producto o prestar un servicio, como la materia prima de un restaurante.
• Gastos de personal: salarios, Seguridad Social y remuneración del propio emprendedor cuando trabaja dentro del negocio.
• Gastos indirectos: gestoría, suministros, alquiler, internet, publicidad y otros costes necesarios para el funcionamiento de la empresa.
• Microsoft Excel: herramienta mencionada para clasificar datos, utilizar funciones y crear tablas dinámicas.
• KPIs: indicadores clave que permiten vigilar las principales palancas económicas del negocio.
• Cash flow: análisis del movimiento real de dinero y de la tesorería, planteado como complemento de la cuenta de resultados.
• Forecast: previsión económica de los meses más próximos utilizada para anticiparse y tomar decisiones.
• Slack: comunidad en la que los suscriptores pueden compartir dudas y comentarios sobre el episodio.