Gestión de equipos: Mis Reglas de Oro

En este episodio te cuento las reglas de oro que sigo para gestionar el equipo de GuideDoc, mi proyecto principal. Es un modelo bastante atípico: equipo deslocalizado en varios continentes, sin horarios fijos, sin reuniones y con una apuesta clara por la libertad y la confianza. No todas las reglas se pueden aplicar en cualquier empresa, pero muchas sí.

Este episodio está patrocinado por Factorial, el software de recursos humanos diseñado en Barcelona para automatizar la gestión de equipo: control horario, vacaciones, nóminas, reclutamiento con IA y mucho más. Más de 10.000 empresas ya confían en ellos. Puedes pedir una demo en el link de la descripción.

Lo que vas a escuchar

• Regla número 1: que sean buenas personas. La más importante y la más difícil de detectar. Y la conexión directa con no tolerar mentiras.
• Siempre hay que probar. Por qué ninguna intuición sustituye a trabajar de verdad con alguien, aunque sea en un proyecto pequeño.
• Sin horarios fijos. Libertad total de organización a cambio de tareas cumplidas con excelencia.
• Sin reuniones. Por qué cualquier cosa que se puede escribir no necesita una reunión, y cómo gestiona Víctor la comunicación interna.
• Stack de comunicación asíncrona: Google Chat, Loom, CleanShot, Notion, Google Docs y email para cada tipo de mensaje.
• Equipo deslocalizado: India, Estados Unidos, Sudamérica, Reino Unido y Barcelona, sin oficina compartida.
• Onboarding documentado: cómo incorporar a alguien nuevo sin reuniones de acogida.
• Sueldos y crecimiento: pagar lo máximo posible y que el crecimiento del proyecto se refleje en lo que cobran.
• Involucración y cooperativa: por qué lo ideal sería que el proyecto fuera de todos.
• Lo importante es lo importante: salud y familia siempre por delante de cualquier tarea de GuideDoc.

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Transcripción del episodio

[00:00:00] Introducción: los humanos y la gestión de equipos

No hay nada que nos guste más a los humanos que los humanos, y seguramente hay pocas cosas que odiemos más los humanos que otros humanos. De hecho, en mi top 3 de cosas preferidas del universo hay tres humanitos y una humana, y en mi top 3 por debajo hay bastantes humanos. Hay una lista larga.

Y como tenemos que trabajar con humanos, nos encontramos con esto: que la gestión de personas es una parte esencial dentro de un proyecto, de una empresa, de un trabajo. Hoy os voy a explicar cómo gestiono yo los equipos de GuideDoc, que es mi proyecto principal, porque creo que es un caso bastante atípico. Seguramente hay muchos casos como el mío, pero hacemos cosas que no son las habituales. A lo mejor muchas de ellas no se pueden aplicar en vuestros proyectos, pero muchas otras sí.

[00:00:57] Patrocinador: Factorial

Este episodio está patrocinado por Factorial. Probablemente uno de tus dolores de cabeza más significativos sea la gestión de equipo de tu empresa o de tu proyecto. Factorial es un software integral diseñado en Barcelona para automatizar y simplificar todas tus necesidades de recursos humanos.

¿Qué hace? Por ejemplo, control horario, desde el ordenador o el móvil, y además te ahorras multas de hasta 180.000 euros, porque ahora se están poniendo muy serios con esto. También gestión de ausencias (vacaciones y bajas), automatización de nóminas para no tener que enviarlas una a una y evitar errores. Y además, reclutamiento con inteligencia artificial, formación y finanzas que mejoran la eficiencia. Te ahorras unas 10 horas semanales por persona encargada de estas tareas.

Más de 10.000 empresas confían ya en Factorial, que por cierto es uno de los pocos unicornios que tenemos. Si os interesa, la mejor manera de saber si Factorial os puede ayudar es pedir una demo. Os dejo el link en la descripción.

[00:02:07] Regla número 1: que sean buenas personas

Primera regla. Esta es muy importante. De hecho, como es la primera, es la más importante: que sean buenas personas. Te vas a ahorrar muchos problemas con esto.

¿Cómo sabes si son buenas personas? No lo sabes, lo puedes intuir. En la primera reunión, en la primera entrevista, ya vas viendo algo, pero evidentemente luego tienes que trabajar con esa persona para saberlo de verdad. También os digo una cosa: si el primer día ya ves alguna cosa que no te cuadra o algún problemilla, es muy probable que luego te dé más problemas más adelante.

Ya sé que esto es una cosa muy etérea y muy difícil de valorar. Pero si fuera fácil y obvia de gestionar, seguramente no la habría puesto en primer lugar. Es la cosa más importante y probablemente la más difícil de detectar, y probablemente la que te puede dar más problemas. Al contrario, si pillas a una buena persona, es la que te puede hacer más feliz dentro de tu proyecto, dentro de tu empresa.

[00:03:11] Mentir es lo peor

Una cosa que va bastante relacionada es que sea alguien que no te mienta. A mí cuando alguien me miente, ya lo cruzo y ahí no podemos seguir trabajando.

Mentir es lo peor. Aunque sea del rollo «mira, me he cagado encima y no he podido hacer esto». Es mejor decir eso que inventarte una mentira para esconderlo. Me da igual lo que hayas hecho. Lo que quiero es que no me mientas.

[00:03:35] Siempre hay que probar

Después de todo lo que hagas, la gran mayoría de las percepciones no van a servir para nada: siempre tienes que probar a una persona. Es la única manera de ver si te va a gustar trabajar juntos, si ella te entiende, si tú le caes bien. Por lo tanto, es muy, muy importante probar.

Ya sé que la estructura laboral muchas veces no te da herramientas para poder probar. En mi caso, que trabajo con mucha gente externalizada, siempre pruebo, y evidentemente pagando el trabajo que se haga. Pero es una manera de ahorrarte muchos problemas futuros.

[00:04:17] Regla número 2: sin horarios

Aquí viene la regla número 2. La segunda cosa más importante: los horarios, o mejor dicho, que no haya horarios.

Yo doy total libertad a la gente con la que trabajo. Me da igual que trabajen de 6 a 6 y 20 minutos o de 6 a 6 del día siguiente. Lo único que les pido son tareas que se tienen que cumplir y cierta excelencia en esas tareas, nada más. Que ellos se organicen como les dé la gana.

Esa libertad en los horarios hace que el resto del trabajo sea mejor.

[00:04:53] Regla número 3: sin reuniones

La regla número 3, en orden de importancia: no hay reuniones. No hacemos reuniones. Aquí no hay reuniones.

Si a vosotros os gustan mucho las reuniones, adelante, haced todas las que queráis. Yo considero que cualquier cosa que se tenga que trasladar al equipo se traslada mejor si la tienes que escribir. Porque cuando la tienes que escribir en un correo o en un chat, tienes que pensarla. Y en el momento de escribirla, te esfuerzas a expresarla bien para que eso se traslade. En una reunión esto es más difícil porque los humanos, con más tiempo, hacemos mejor las cosas la gran mayoría de nosotros.

He estado en muchas reuniones en mi vida y sé lo que pasa. Pero si vosotros sois la hostia y en vuestras reuniones de creatividad saltan chispas y surgen muchas ideas, me parece fantástico. Yo no hago reuniones.

[00:05:53] Cómo nos comunicamos: el stack asíncrono

La comunicación entre los equipos es muy importante y tenemos distintos métodos que nos ayudan, porque evidentemente tenemos que hablar entre nosotros para saber qué estamos haciendo, qué se ha hecho y qué falta por hacer.

La gran mayoría de las veces utilizamos Google Chat. Todo el equipo utiliza Gmail, y Google Chat es el chat integrado. Cada vez lo están mejorando más: puedes adjudicar tareas, colgar documentos, mencionar a gente, abrir hilos, etc. Tenemos un montón de chats para cada uno de los proyectos internos de GuideDoc. Por ejemplo, un chat para las aplicaciones de iOS, uno para Android, uno para backend, uno para contenido, uno para SEO. En cada uno está la gente específica que hace esas tareas y ahí se tratan todos los temas.

Otra herramienta de comunicación importante es la grabación de vídeo del escritorio. Si queremos explicar un problema en un botón concreto del diseño, lo grabamos. Hay gente del equipo que usa Loom, y yo por ejemplo uso CleanShot, que es una herramienta fantástica: envío un link y cualquiera del equipo puede ver el vídeo que he grabado desde donde sea.

Luego hay momentos en los que enviamos un email: cuando hay un cambio importante que se quiere quedar documentado, o cuando es un tipo de mensaje que no debe perderse en el chat. Y hay otra capa más: Google Docs o Notion, para documentar cambios específicos en las aplicaciones que se tienen que quedar registrados y comentados.

[00:08:09] Equipo deslocalizado en todo el mundo

Lo que ya habréis interpretado por lo que he explicado es que en GuideDoc somos un equipo completamente deslocalizado. Hay gente trabajando en la India, en Estados Unidos, en Sudamérica, en Reino Unido y aquí en Barcelona. Por lo tanto, todo lo que he explicado antes tiene sentido precisamente por eso.

Yo no trabajo en casa, tengo una oficina que utilizo porque quiero salir a trabajar, pero casi nadie de GuideDoc viene aquí. La uso para No es Asunto Vuestro, para Nordic Wire, etc. Pero si solo trabajara en GuideDoc, seguramente tendría sentido trabajar en casa. No necesitaría una oficina porque no hago reuniones de GuideDoc aquí.

[00:09:00] Libertad y control mínimo

Una cosa que va relacionada con lo de los horarios es la libertad. Yo les doy libertad absoluta a la gente que trabaja en GuideDoc. Lo digo porque creo que cuanto menos controlada se sienta una persona en un proyecto, mejor. Yo no quiero que mis trabajadores se sientan vigilados.

Eso a veces es difícil porque, claro, tienes que ver qué hacen. Pero intento que ese control sea el mínimo posible.

[00:09:27] Onboarding documentado

Otra cosa importante, por el hecho de no estar todos juntos en una oficina, es el onboarding. Cuando alguien se incorpora al equipo de GuideDoc, ya tengo creados unos documentos que explican las cosas importantes: cómo nos comunicamos, qué herramientas utilizamos, dónde está la documentación de GuideDoc, cómo funciona el backend. Todo está documentado de manera que cuando alguien entra nuevo se le pasa esta documentación, y podemos tener todas las charlas que hagan falta, pero con esa guía ya puede comenzar a trabajar.

[00:10:10] Sueldos: pagar lo máximo posible

Tema de los sueldos. Evidentemente, a todo el mundo le gusta cobrar lo máximo posible. Por lo tanto, yo siempre intento que el crecimiento del proyecto vaya acompañado del crecimiento de lo que se paga en GuideDoc. Siempre pago lo máximo que pueda pagar.

La razón no es que sea altruista, sino porque eso redunda directamente en el crecimiento del proyecto, sin ningún tipo de duda. Y aunque pagues mucho, siempre se va a querer más. Igual que quiero más yo, igual que quiere más todo el mundo. Pero es mejor que pagar menos. Estoy diciendo obviedades, lo sé.

[00:10:57] Involucración: el ideal de la cooperativa

Ligado a esto: cuanto más esté involucrada la persona en el proyecto, cuanto más se lo sienta de ella, mejor será. Aquí lo ideal, y esto lo he pensado mil veces, es una cooperativa. Es la única manera de que el proyecto se sienta realmente de todos. Eso que siempre dicen de «si no trabajas para tu sueño, acabarás trabajando para el sueño de los otros» es una frase un poco cruel, porque también se puede ser muy feliz trabajando para proyectos ajenos. Pero realmente el sueño de GuideDoc lo tuve yo hace mucho tiempo, y por lo tanto la otra gente está trabajando para mi sueño, por decirlo así. Cuanto más se lo sientan de ellos, mejor. Lo que pasa es que a veces es difícil.

[00:12:10] Lo importante es lo importante

Finalmente, una cosa muy importante que, ahora que lo pienso, tal vez debería haber puesto como la primera regla de oro: lo importante es lo importante. Lo más importante en esta vida también lo es para las personas de tu equipo.

Si alguien tiene un problema familiar, si alguien tiene un problema de salud, eso va primero. Gracias a Dios nos ha pasado muy pocas veces, pero nos ha pasado: situaciones graves de salud y a nivel familiar con distintas personas del equipo. Y evidentemente eso ha sido lo primordial. Se han parado máquinas y todo lo demás ha pasado a un segundísimo plano.

Como estamos muy lejos (con algunas personas a 15.000 kilómetros de distancia), hemos ayudado lo que hemos podido. Pero al menos toda la parte de GuideDoc ha quedado completamente en segundo plano. Esto es otra obviedad, pero a veces no es así en todos los sitios.

[00:13:02] Conclusión

Bueno, como decía al principio, mi caso es un poco especial. No sé en qué os puede ayudar en vuestro proyecto. Espero que alguna de las cosas que haya dicho sí que os pueda ayudar. Y sobre todo, si creéis que me he dejado algún punto primordial o algo que queráis comentar, ya lo sabéis, en los comentarios.

Si queréis más contenidos premium sobre tecnología y negocios, lo bueno de verdad, en noesasuntovuestro.com. Y así apoyáis este proyecto. ¡Chao!

Menciones y recursos del episodio

• Factorial: software de recursos humanos, patrocinador del episodio.
• GuideDoc: el proyecto principal de Víctor, equipo deslocalizado en varios continentes.
• Google Chat: herramienta principal de comunicación interna del equipo.
• Gmail: correo corporativo y base del stack de comunicación.
• Loom: grabación de escritorio que usan algunos miembros del equipo.
• CleanShot: herramienta de grabación de pantalla que usa Víctor.
• Google Docs: documentación y comunicación de cambios importantes.
• Notion: documentación interna y onboarding del equipo.
• Nordic Wire: otro de los proyectos de Víctor mencionado de pasada.
• No es Asunto Vuestro: el podcast, también mencionado como uso de la oficina.