Así uso Notion para todo, fácil e indoloro

En este episodio te cuento cómo uso Notion después de más de cinco años con la herramienta. No es el típico tutorial de alguien que monta sistemas imposibles llenos de fórmulas y automatizaciones kafkianas. Es mi sistema real: cuatro bloques, una tabla de proyectos, un calendario de contenidos y un hack con Telegram que me ha resuelto la vida para capturar ideas al vuelo.

Si alguna vez has abierto un vídeo de Notion y te ha abrumado todo lo que se puede hacer, este episodio es para ti. Porque contra menos herramientas, mejor.

Lo que vas a escuchar

• Por qué Notion y no otra herramienta: la filosofia de usar las minimas herramientas posibles y por que Notion gana terreno a todo lo demas.
• Los cuatro bloques de mi Notion: Personal, GuideDoc, Proyectos y Contenidos, y para que sirve cada uno.
• Como gestiono GuideDoc desde Notion: documentacion interna, competencia, timeline, algoritmo de revenue share y el estado de cada funcionalidad en desarrollo.
• La tabla de contenidos de No es Asunto Vuestro: como calendarizo episodios en abierto, episodios Premium, masterminds y newsletters, y como se sincroniza todo con el calendario de Google.
• El hack de Telegram to Notion: el truco que uso para capturar ideas desde el movil y que aparezcan directamente en mi inbox de Notion sin tocar nada.
• Lo que le falta a Notion: la unica cosa que todavia me obliga a tener un Excel en Google Docs.

El episodio Premium de esta semana

Esta semana en el canal Premium hay un episodio en el que voy yo solo y cuento las interioridades mas internas de mis proyectos y negocios. Cosas que en un episodio en abierto como este no tienen cabida:

• El estado real y detallado de cada proyecto activo, con numeros y decisiones concretas.
• Las cosas que estan «next in line» y por que he decidido priorizarlas en ese orden.
• Los proyectos externos que no encajan en GuideDoc ni en No es Asunto Vuestro pero que estoy moviendo.

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Transcripción del episodio

[00:00] Cinco años con Notion: por qué sigo aquí

Hace más de cinco años que estoy usando Notion y se ha ido convirtiendo con el tiempo en una de las herramientas más importantes de mi productividad. Ha ido mejorando mucho con los años y con los meses, ha ido ganando espacio dentro de mi flujo de trabajo y ha ido desbancando a otras herramientas que antes utilizaba. Ahora hago casi todo con Notion.

Por ahí veréis infinitos vídeos de mucha gente haciendo auténticas locuras con Notion, cosas que incluso a mí, después de cinco años de usarlo, me abruman. Yo creo que tengo un sistema muy minimal, muy sencillo, muy básico, que contiene también algunos hacks y algunas particularidades que creo que son muy interesantes. He pensado que era buena idea compartirlo con vosotros porque a lo mejor algo podéis extraer y aplicar a vuestro propio sistema.

Para quien no lo conozca: Notion es como una mezcla entre Google Docs y una herramienta de productividad. Puedes hacer tablas con Kanban estilo Trello, puedes ponerte tareas, puedes crear bases de datos, etcétera. Cada vez van añadiendo más funcionalidades y os puede ayudar a simplificar muchísimo todas las herramientas con las que trabajáis. Yo siempre soy partidario de que contra menos herramientas, mejor. Me gusta probarlas todas, pero luego me gusta simplificar y tener las mínimas posibles.

Una manera buena de ver Notion es como si fuera un lienzo en blanco en el que puedes crear casi cualquier cosa. Incluso puedes crear webs y publicarlas. De hecho, yo muchas veces tengo que crear algo que tiene que ver la gente, que tiene que visitar, y no me complico la vida: hago algo bonito en Notion y hay una opción muy sencilla para compartirlo.

[01:04] Para qué lo uso: mis tres patas de herramientas

Antes de contaros cómo lo uso, os cuento para qué lo uso. Para todos mis proyectos. Mi proyecto principal, como muchos ya sabéis, es GuideDoc, una plataforma de cine documental. Pues todo GuideDoc lo controlo desde ahí.

En mi día a día tengo básicamente tres patas de herramientas. Primero, Notion: para trabajar, escribir, organizarme, ordenar ideas y ver la evolución de mis proyectos. Segundo, el email. Y tercero, el chat, ya sea dentro de Google, WhatsApp o Telegram. Todo lo que no es comunicación rápida, mensajería o correo electrónico, pasa en Notion.

Sí que es verdad que en algún momento utilizo un Excel aparte, porque hay funcionalidades que Notion aún no tiene, aunque algún día llegará. Pero el grueso de todo está en Notion: GuideDoc, todos mis otros proyectos y todos mis proyectos de contenidos.

[02:49] Los cuatro bloques de mi Notion

Si vamos a mi Notion, hay algunas cosas que no os puedo enseñar, pero tengo solo cuatro bloques.

Voy a comenzar por abajo. El bloque Personal. Aquí no voy a entrar en detalle, pero cuando entras ves otra columna de secciones donde guardo información a nivel personal. Del rollo: los DNIs de la familia, números de póliza de seguros. Este tipo de cosas. Y muchas otras cosas que guardo ahí. Evidentemente nada que no sea seguro: los bitcoins los tengo en otro sitio.

El siguiente es GuideDoc. Aquí no hay mucha cosa, porque lo importante que sucede en GuideDoc lo tengo en la sección de proyectos. En este bloque tengo datos que quiero guardar sobre GuideDoc: por ejemplo, GuideDoc Libraries and Schools, que es una documentación interna en la que está explicado cómo funciona el sistema con el que trabajamos con bibliotecas y universidades de todo el mundo. Cómo ofrecemos los tipos de acceso por IP, el tipo de precios según las características y el país de la universidad, etcétera. Lo tengo todo ahí detallado.

También tengo un apartado de Prensa, con recortes de cuando hemos salido en Hollywood Reporter, en The Wire, etcétera. Un apartado de Datos, con cosas que quiero recordar como el color de fondo del logo. Una base de datos de toda la Competencia que sé que existe de GuideDoc, con un dedo corito como icono. La GuideDoc Timeline, desde cuándo tuve la idea en Amsterdam en 2022, cuándo compré el dominio, cuándo pusimos el Twitter. Cosas que en otro sitio no sabría dónde poner. Y también cómo funciona nuestro algoritmo de revenue share, la compartición del dinero generado en GuideDoc.

[04:58] La sección de Proyectos: el centro de mando

Ahora me salto a Proyectos. Aquí está absolutamente todo lo que estoy haciendo en este momento. Todo lo que tengo que tener en la cabeza, no lo tengo en la cabeza: lo tengo en este documento que se titula «Projects».

Atención, porque la parte de arriba es Today. Aquí me apunto, cuando lo necesito (no lo hago siempre, pero cuando lo necesito), las cosas más prioritarias que tengo que hacer en ese día. Es como la lista de «Today» que mucha gente se hace en papel. Por ejemplo, ayer anoté que tenía que grabar un episodio en el que hablo solo y explico las interioridades más internas de mis proyectos y negocios (eso lo podéis encontrar en noesasuntovuestro.com), que tenía que grabar este episodio de Notion en abierto, y que tenía que editar el episodio del sábado de NordicWire.

Y luego tengo la lista de cosas que se están realizando: funcionalidades o proyectos que están a punto de salir o que estamos a punto de comenzar a trabajar, de distintos proyectos. GuideDoc, No es Asunto Vuestro y otros proyectos. NordicWire no aparece aquí porque tiene su propio Notion.

Por ejemplo, en la tabla de GuideDoc tengo organizadas las características que estamos desarrollando. Estamos probando anuncios en TikTok y Twitter: en la columna de status pone «en progreso» y que lo está haciendo un equipo externo. Estamos haciendo testeo de apps, algo que hacemos regularmente. Estamos implementando el precio anual en GuideDoc, que lo está haciendo el equipo de desarrollo. Y luego, como «Next in Line», las cosas que vamos a comenzar a desarrollar justo cuando acabemos las que están en progreso. Y abajo, ideas de cosas que queremos hacer en el futuro.

En No es Asunto Vuestro, igual: añadir imágenes del suscriptor con cada capítulo de suscriptores, los datos del cambio al plan anual (ya os podéis suscribir en plan anual y os ahorráis dos meses). El mismo sistema que en GuideDoc, aplicado aquí.

[07:29] La tabla de contenidos y el calendario de Notion

Ahora nos vamos a No es Asunto Vuestro. Aquí tengo toda la lista de contenidos, algo muy similar a la lista de contenidos que tenemos en NordicWire: las cosas que tengo que publicar en No es Asunto Vuestro, tanto en la versión en abierto (podcast y YouTube) como todos los episodios que van solo para la gente que paga en el Premium, o también la newsletter.

Por ejemplo, aquí está este episodio de cómo uso Notion. Tengo una columna en la que defino qué tipo de contenido es: puede ser un contenido en abierto que va en el podcast y en YouTube, o un mastermind que va cerrado en el Premium, o un capítulo en el que voy yo solo, o una newsletter. A la derecha, otra columna con el status (calendarizado, en progreso, publicado).

Y aquí es cuando le puedo poner una fecha en un calendario. Cuando le pongo una fecha, aparece de verdad en un calendario. Porque ahora utilizo la app de Notion, tanto de iOS como de Mac, para ver mi calendario. Cuando pongo un contenido en la tabla, me aparece en el calendario. Además se sincroniza con tu calendario de Google, de Microsoft, de Apple o el que tengas. Así puedes ver tu calendario habitual y, encima, los contenidos que has definido en tu tabla. Yo lo hago con contenidos, pero puede ser con leads, con reuniones, con lo que necesitéis.

Así tengo todo ordenado y no se me escapa absolutamente nada.

[09:22] El hack del inbox con Telegram to Notion

Y la última cosa, que es el hack del hack y del que estoy más orgulloso, es el Inbox que tengo dentro de Proyectos.

Funciona así: tengo un canal en Telegram, una conversación abierta, en la que cuando le envío cualquier cosa (una idea, algo que quiero tratar en No es Asunto Vuestro, en NordicWire, lo que sea) se añade automáticamente dentro de una tabla en Notion. Esto me funciona especialmente bien cuando estoy leyendo un artículo y lo reenvío a esa conversación de Telegram: me aparece directamente aquí. Puedes enviar un artículo, un audio, un vídeo, lo que quieras, y se te añade a esta página.

Es fantástico porque crea una lista que luego yo manipulo un poco: cuando me pongo a revisar la tabla y quiero crear algún contenido, defino si es de NordicWire, de No es Asunto Vuestro, etcétera.

Esto funciona gracias a Telegram to Notion (telegramtonotion.com), creado por un desarrollador que se llama Sandoche. Un ingeniero que ha tenido esta fantástica idea y que a mí me ha resuelto la vida. El precio es muy poco (creo que son 3 euros al mes, y si pagas 50 ya lo tienes para siempre, o algo así). Es algo que me está funcionando y quería compartirlo hoy con vosotros.

[11:45] Lo que le falta a Notion (y cierre)

Así es como uso yo Notion: ya habéis visto que es super simple, sin ningún tipo de complicación. A veces he hecho cosas más complicadas, pero hoy os quería dar la visión general.

Y sí que es verdad que, para acabarlo de rematar, lo que me gustaría es que existiera una especie de Excel dentro de Notion, aunque fuera no muy avanzado. Porque hay cosas de cuentas, de control de gastos, etcétera, que tengo en un Excel en Google Docs y me gustaría tenerlas también dentro de Notion.

Decidme en los comentarios si tenéis alguna idea, algún tipo de mejora o cómo lo usáis vosotros. Y si queréis más contenidos de tecnología y negocios, ya sabéis: noesasuntovuestro.com. Nos vemos. Chao.

Menciones y recursos del episodio

• Notion: la herramienta protagonista del episodio. Disponible en web, iOS y Mac.
• GuideDoc: la plataforma de cine documental de Víctor, proyecto principal gestionado desde Notion.
• No es Asunto Vuestro: el podcast y canal de YouTube de Víctor, con versión en abierto y Premium. noesasuntovuestro.com
• NordicWire: otro proyecto de Víctor con su propio Notion independiente.
• Telegram to Notion (telegramtonotion.com): herramienta creada por Sandoche que conecta un canal de Telegram con una tabla de Notion para capturar ideas automaticamente. Precio: aprox. 3 euros/mes o pago unico de 50 euros.
• Google Docs / Excel: mencionados como la unica herramienta externa que Víctor sigue usando para hojas de calculo.
• Hollywood Reporter / The Wire: medios en los que GuideDoc ha aparecido en prensa.