Mi único problema con Gmail

En este episodio Víctor habla de su único problema real con Gmail: la falta de multi-inbox en el navegador. Gestiona más de 20 cuentas y alias de correo entre todos sus proyectos (No es Asunto Vuestro, GuideDoc, NordicWire, Barra Inversa, Overgroups…) y tener que ir cambiando de cuenta como si fuera Twitter le resulta inasumible. Pero las alternativas tampoco le convencen.

Un episodio corto, concreto y muy reconocible si tú también vives en Gmail todo el día.

Lo que vas a escuchar

• El problema del multi-inbox en Gmail: por qué no existe en el navegador y por qué las apps móviles sí lo tienen.
• Las soluciones que Víctor ha descartado: Apple Mail, Spark, Airmail, Mail Plus for Gmail, Kiwi y por qué ninguna le funciona.
• El workaround actual: reenvío de todas las cuentas a una cuenta principal con alias para responder.
• El problema nuevo con Google AdSense y la verificación en dos pasos: cómo rompe los alias de Gmail y deja sin poder enviar correos desde ciertas cuentas.
• Lo que Víctor le pide a Google: un multi-inbox en el navegador o una app nativa para Mac.

El episodio Premium de esta semana

Este episodio es un monólogo en abierto. En el canal Premium de No es Asunto Vuestro encontrarás cada semana episodios más largos, conversaciones con invitados y contenido que no cabe en el feed público:

• Las decisiones reales de negocio detrás de proyectos como GuideDoc, NordicWire o Barra Inversa.
• Flujos de trabajo y herramientas que Víctor usa en el día a día y que no da tiempo a desarrollar en los episodios cortos.
• Las conversaciones con invitados que amplían los temas que se abren en el feed normal.

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Transcripción del episodio

[00:00] Gmail: la herramienta principal con un problema que corroe por dentro

Gmail es seguramente mi herramienta principal de trabajo, y supongo que también la vuestra, porque un 80% del trabajo que hago es contestar correos y, sobre todo, estar en contacto con la gente de mi equipo. Hablamos por Google Chat en diferentes proyectos y en diferentes chats dentro de esta herramienta, que está integrada en Gmail. Me encanta Gmail, soluciona la gran mayoría de mis problemas comunicativos y estoy contento en un 95%. Pero hay una cosa que me corroe por dentro, que arrastramos desde hace muchos años y que tal vez a vosotros también os pasa.

Me refiero a que Gmail en el navegador, desde Mac, desde PC o desde donde trabajéis, no tiene multi-inbox.

[00:48] El contexto: más de 20 cuentas y alias distintos

Yo gestiono muchos proyectos distintos: No es Asunto Vuestro, GuideDoc, NordicWire, Barra Inversa, Overgroups y muchas otras cuentas de correo de otros proyectos, de la empresa, alias de mails distintos dentro de estos mismos proyectos. Puedo llegar a gestionar fácilmente 20 mails distintos, y quiero tenerlos todos en un mismo inbox.

Hay gente que para cada proyecto abre una pestaña distinta en el navegador, pero yo eso no puedo hacerlo. Necesito tenerlo todo en el mismo sitio, no doy más ni menos prioridad a ningún proyecto y me gusta ir contestando según me van apareciendo los correos, sin ir saltando de pestaña en pestaña.

[01:24] Las apps móviles sí lo tienen: el contraste que desespera

Esto lo llevamos solucionado en móvil y tablet desde hace tres o cuatro años. En la app de Gmail para iPad o para iPhone puedes ir añadiendo cuentas, de Gmail o de cualquier otro proveedor, y te aparecen todas en el mismo inbox. Las seleccionas como cuando tienes un calendario con varias fuentes de entrada: decides si las ves todas o solo algunas. Y cuando contestas, evidentemente contestas desde la cuenta correcta. Una cosa que parece súper evidente.

Pues bien: Gmail en el navegador no tiene esta opción. Si quieres algo parecido, puedes añadir cuentas, pero es como cambiar de cuenta en Twitter: tienes que ir cambiando una a una y cuando estás en la cuenta de GuideDoc, solo ves los mails de GuideDoc. Eso a mí no me sirve.

[02:22] Las alternativas y por qué no funcionan

Lo primero que me dice la gente cuando planteo este problema es: «pues usa Apple Mail, o Spark, o Airmail.» Son aplicaciones nativas para Mac donde sí puedes poner multicuenta. Ya, pero si hago eso, me pierdo todas las características que me gustan de Gmail y que solo están en el navegador: las funciones de inteligencia artificial que van añadiendo, las respuestas predeterminadas, los add-ons de la columna derecha… y sobre todo, lo más importante: yo trabajo contestando correos a la vez que contesto los chats de Google Chat. Eso solo está en el navegador. No lo tengo en Airmail, ni en Spark, ni en Apple Mail.

Hay otras soluciones: aplicaciones para Mac centradas en Gmail que son una reproducción casi exacta del navegador. Hay una que se llama «Mail Plus for Gmail» y otra que se llama Kiwi. Pero esto es, lo siento, una solución muy mala. Son apps hechas con algo tipo ChromeKit, una visualización de lo que ya ves en el navegador, a las que le añaden algunas características como el multi-inbox. Y dirías: «bueno, pues entonces soluciona el problema.» Sí, pero funcionan fatal. Cuando abres un mail siempre hay una latencia, todo tarda en cargarse, y en una herramienta donde esperas respuesta inmediata en cada acción que haces, donde los atajos de teclado tienen que funcionar, donde tienes que ir como Matrix… no puedo trabajar con eso.

[04:07] La solución actual: reenvío a una cuenta principal con alias

¿Cómo lo soluciono yo? ¿Cómo lo he hecho toda la vida? Con una solución que resuelve mis problemas y a la que me he acostumbrado, pero que no me gusta porque va en contra de ese pequeño control obsesivo que tengo con el email.

En todas mis cuentas lo que hago es reenviar los correos a mi cuenta principal. Por ejemplo, una cuenta concreta de GuideDoc la reenvío a mi correo principal. Y lo mismo con NordicWire, Overgroups, todos mis proyectos: todo redirigido. En el momento en que llega a la bandeja original, hay una automatización que lo reenvía a mi bandeja principal, que es victorcorreal en Gmail. Los mails llegan a la bandeja principal y también se quedan en la cuenta originaria, con lo que todo queda duplicado.

En mi cuenta principal añado un alias para cada dirección, de forma que puedo responder desde esa dirección cuando me llega un correo. Y tengo etiquetas: en mi inbox principal veo si un correo es de NordicWire, de GuideDoc, de mi cuenta personal, etc.

No me gusta porque los correos quedan en dos sitios distintos y todo se duplica. Pero es que no hay otra manera.

[05:24] Configurar los alias es un infierno, y ahora hay un problema nuevo

Configurar todo esto es un lío que no os podéis imaginar. Cada vez que tienes que configurar un alias surgen problemas porque el sistema para hacerlo es muy poco intuitivo y nunca funciona a la primera.

Y para más inri, en los últimos meses se ha sumado un problema nuevo. Si gestionas cuentas de Google AdSense, algo que en nuestro caso hacemos tanto en NordicWire como en otros proyectos (no solo para poner publicidad, sino para ciertas gestiones en YouTube), Google te obliga ahora a tener activada la verificación en dos pasos en esa cuenta.

El problema: si activas la verificación en dos pasos en una cuenta, los alias de Gmail dejan de funcionar para esa cuenta. Puedes recibir correos, pero no puedes enviarlos desde tu cuenta personal con el alias de esa dirección. Es decir: si activo la verificación en dos pasos en la cuenta de NordicWire de AdSense, pierdo la capacidad de enviar correos desde NordicWire a través de mi cuenta principal.

[06:23] Sin solución por ahora, y lo que le pido a Google

De esto me he quejado a Gmail, he enviado correos, y de momento nadie me ha dado ninguna solución concreta. La forma en que lo estoy gestionando ahora mismo es no activando la verificación en dos pasos en las otras cuentas. Sigo esperando respuesta.

Y sigo con la esperanza de que algún día veamos un multi-inbox en el navegador o que Gmail lance una app nativa para Mac. Si el problema es que en el navegador esto no se puede hacer por alguna razón que se me escapa, pues igual que tenéis la app para iPhone y la app para iPad, hacéis una app para Mac. O simplemente le dais al botoncito para que podamos usar la app de iPad en el Mac, como mucha gente ya hace con otras apps.

Si tenéis este mismo problema, si estáis igual de indignados que yo, o si tenéis una solución distinta a las que he comentado, dejádmelo en los comentarios. Y si queréis más contenido sobre tecnología y negocios, en noesasuntovuestro.com.

Menciones y recursos del episodio

• Gmail: herramienta principal de trabajo de Víctor y protagonista del problema.
• Google Chat: integrado en Gmail, clave para la comunicación de equipo.
• Google AdSense: el contexto que introduce el problema de la verificación en dos pasos.
• Apple Mail: alternativa descartada.
• Spark (Readdle): cliente de correo para Mac, descartado.
• Airmail: cliente de correo para Mac, descartado.
• Mail Plus for Gmail: app para Mac basada en ChromeKit, descartada por lentitud.
• Kiwi for Gmail: app para Mac similar, descartada por los mismos motivos.
• GuideDoc: uno de los proyectos de Víctor.
• NordicWire: otro proyecto de Víctor.
• Barra Inversa: proyecto mencionado.
• Overgroups: proyecto mencionado.
• No es Asunto Vuestro: el podcast de Víctor, en noesasuntovuestro.com.